§ 2 Abs. 1 EGovG schafft das Freiwilligkeitsprinzip für die Eröffnung der elektronischen Kommunikation von Seiten der Behörden ab. Diese sind nun grundsätzlich „verpflichtet, auch einen Zugang für die Übermittlung elektronischer Dokumente, auch soweit sie mit einer qualifizierten elektronischen Signatur versehen sind, zu eröffnen“.[1] Nur für den Bürger verbleibt es bei der bloß freiwilligen Zugangseröffnung im Sinne des § 3a Abs. 1 VwVfG.
Posteingang der Behörde im Allgemeinen
–> siehe hierzu auch aktuell: Der elektronische Rechtsverkehr mit Behörden.
§ 3a Abs. 1 VwVfG enthält eine ebenso schlichte, wie eindeutige Regelung:
Die Übermittlung elektronischer Dokumente ist zulässig, soweit der Empfänger hierfür einen Zugang eröffnet.
Die sich hieraus ergebende Freiwilligkeit der Verwaltung zur Eröffnung elektronischer Zugangswege besteht gem. § 2 Abs. 1 EGovG allerdings nicht mehr. Es besteht lediglich – von § 2 Abs. 2 EGovG abgesehen – noch ein Auswahlermessen hinsichtlich der Art und Weise der Ausgestaltung. Die Zugangseröffnung erfolgt durch Bekanntgabe des elektronischen Zugangskanals (bspw. der E-Mail – Adresse) in öffentlichen Verzeichnissen (bspw. bei der De-Mail oder im EGVP-Verzeichnisdienst), auf der eigenen Homepage oder auf dem eigenen Briefkopf. Eine inhaltliche Beschränkung des Zugangswegs auf einzelne Verfahrensgebiete oder Abteilungen ist – unbeschadet spezialgesetzlicher Regelungen oder abweichender Regelungen in der Verwaltungsverfahrensgesetzen der Länder – nicht vorgesehen.
Einige Bundesländer eilen vorbildlich vorweg: In Niedersachsen sind bspw. sämtliche Kommunen per EGVP erreichbar.
Im Gegensatz zur ERVV für die gerichtliche Kommunikation sieht das VwVfG keine Beschränkung der Dateiformate vor. Eine insoweit eingrenzende Regelung trifft § 3a Abs. 3 VwVfG: Danach müssen Behörden nur solche Dateiformate akzeptieren, die dort zur Bearbeitung geeignet sind. Erhalten Sie andere Formate, haben sie dies – unter Mitteilung der technischen Rahmenbedingungen – dem Absender unverzüglich mitzuteilen. Im Gegensatz zu § 130a Abs. 6 ZPO enthält die Vorschrift aber keinen besonderen Wiedereinsetzungstatbestand, so dass Kommunikationsprobleme grundsätzlich zu Lasten des Einsenders gehen. Vor der Behörde wird aber zu verlangen sein, mit Standarddateiformaten, insbesondere mit PDF-Dateien, umgehen zu können.
Schriftformwahrender Posteingang
Dort wo das Gesetz die Schriftform vorsieht, ist die elektronische Form gem. § 3a Abs. 2 Satz 1 VwVfG grundsätzlich zur Formwahrung geeignet. Ähnlich wie im elektronischen Rechtsverkehr mit den Gerichten gibt es zwei Möglichkeiten:
- durch Einreichung auf einem eröffneten elektronischen Übermittlungsweg mit qualifizierter elektronischer Signatur (qeS) oder
- durch Einreichung auf einem besonderen Übermittlungsweg gem. § 3a Abs. 2 Satz 4 VwVfG, bei denen insbesondere die Identität des Absenders auf andere Weise sichergestellt ist, unter Verzicht auf eine qeS; insbesondere also über ein De-Mail – Postfach mit absenderauthentifizierte De-Mail, § 3a Abs. 2 Satz 4 Nr. 2 VwVfG.
Elektronischer Postausgang der Behörde
§ 3a Abs. 2 Satz 4 Nr. 3 VwVfG erlaubt es der Behörde auch, elektronische Verwaltungsakte und sonstige elektronische Dokumente in Form einer De-Mail-Nachricht schriftformersetzend zu versenden.
Eine Signierung des Dokuments durch die Behörde mit qeS ist nicht mehr erforderlich. Die De-Mail-Nachricht muss lediglich so gestaltet sein, dass die Signatur des Diensteanbieters, dessen sich die Behörde bedient, die Behörde erkennen lässt. Damit soll das oben beschriebene strukturelle Problem im Umgang mit solchen schriftformersetzenden elektronischen Dokumenten abgemildert werden: Bei der Schriftformersetzung nach § 3a Abs. 2 Satz 4 Nr. 3 VwVfG muss das Dokument keine qeS der Behörde tragen. Signiert ist nur die De-Mail, mit der die Behörde das Dokument versendet. Und dafür wird die Signatur des Anbieters, bei dem die Behörde ihr De-Mail-Konto unterhält, verwendet, nicht etwa die Behördensignatur. Der Diensteanbieter bringt seine eigene qeS auf der De-Mail-Nachricht der Behörde auf, die im Text oder als Anhang auch einen Verwaltungsakt enthalten kann.
Im Umgang mit solchen Bescheiden muss der Adressat aber besonders sorgfältig umgehen: Der Inhalt – etwa der elektronische Verwaltungsakt – darf nicht von dem Transportmedium De-Mail-Nachricht getrennt werden. Andernfalls geht der Zusammenhang mit der Signatur verloren, der Voraussetzung für die schriftformersetzende Wirkung ist. Der elektronische Bescheid muss deshalb immer zusammen mit der De-Mail gespeichert und gegebenenfalls zusammen mit dieser weitergeleitet werden. Dies wiederum ist nur innerhalb des De-Mail – Systems überhaupt möglich, nicht nur „normale“ E-Mail-Adressen.
Zweckmäßig ist daher, dass Behörden auch in Zukunft insbesondere Verwaltungsakte weiterhin qualifiziert elektronisch signieren. Dann ist sowohl die Weiterleitung als auch die Speicherung des Verwaltungsakts deutlich erleichtert. Der Nachteil – der Aufwand für die Anbringung der Signatur – wird durch diesen Vorteil deutlich überwogen.
[1] Müller, eJustice-Praxishandbuch, 3. Aufl., 2018, S. 211.
Weiterführende Hinweise für Behörden enthalten auch die Checklisten zum elektronischen Rechtsverkehr für Verfahrensbeteiligte und ihr Prozessbevollmächtigten.
