LG Mannheim: Bearbeitbar ist, womit die Gerichte arbeiten können

Gem. § 2 Abs. 1 ERVV ist das elektronische Dokument in druckbarer, kopierbarer und, soweit technisch möglich, durchsuchbarer Form (d.h. texterkannt), im Dateiformat PDF zu übermitteln. Wenn bildliche Darstellungen im Dateiformat PDF nicht verlustfrei wiedergegeben werden können, darf das elektronische Dokument zusätzlich im Bild-Dateiformat TIFF übermittelt werden. Die Dateiformate PDF und TIFF müssen den unter www.justiz.de bekanntgemachten Rahmenbedingungen entsprechen (§ 5 ERVV) entsprechen. Das LG Mannheim hat sich nun in einem Urteil vom 4. September 2020 – 1 S 29/20 deutlich großzügiger gezeigt und auch eine .docx – Datei akzeptiert.

Die bemerkenswerte Entscheidung des LG Mannheim bezieht sich letztlich auf die Rechtsprechung des Bundesverfassungsgerichts ((BVerfG Beschluss vom 22. 10. 2004 – 1 BvR 894/04), die klar stellt, dass Formanforderungen im Prozessrecht kein Selbstzweck sind. Letztlich gibt es nach der Entscheidung des LG Mannheim kein Schwarz/Weiß-Szenario hinsichtlich der elektronischen Form, sondern eine Abwägung mit dem gesetzlichen Ziel ist geboten.

Aus der Entscheidung

„Die als elektronisches Dokument eingereichte Berufungsbegründung war zur Bearbeitung durch das Gericht gem. § 130a Abs. 2 Satz 1 ZPO geeignet. Das elektronische Dokument wurde zwar entgegen § 130a Abs. 2 Satz 2 ZPO i.V.m. § 2 Abs. 1 ERVV nicht in den Dateiformaten PDF oder TIFF, sondern im Dateiformat DOCX von Microsoft Word übermittelt. Dennoch konnte im vorliegenden Fall mit diesem elektronischen Dokument gearbeitet und das Verfahren geführt werden (a). Allein hierauf und nicht auf einen Verstoß gegen § 2 Abs. 1 ERVV kommt es jedoch entscheidend an (b.).

a.) Die Berufungskammer hat in der elektronischen Akte mit dem Repräsentat des eingereichten elektronischen Dokumentes unproblematisch arbeiten können. Durch das eingesetzte IT-System werden bei Speicherung eines elektronischen Dokumentes in der elektronischen Akte automatisiert sog. Repräsentate erstellt. Dabei handelt es sich um Kopien der elektronischen Dokumente in einem einheitlichen Dateiformat von PDF/A. Die Bildung von Repräsentaten – wie sie § 3 Abs. 2 BGAktFV für die elektronischen Akten der Bundesgerichte ausdrücklich vorsieht – ist aus vielen Gründen erforderlich (dazu ausführlich: Ory/Weth/Gomm, jurisPK-ERV Band 1, Kapitel 6.2, Stand: 28.08.2020, Rn. 128 ff.). Das Gericht arbeitet grds. anhand der Ansichtsebene der elektronischen Akte, die aus den Repräsentaten der in ihr gespeicherten elektronischen Dokumente gebildet wird. Die elektronischen Dokumente im eingereichten Format werden im Hintergrund dieser Repräsentate gespeichert, um im Bedarfsfall auf die Originaldatei zuzugreifen.

So war es auch im vorliegenden Fall: Das eingereichte elektronische Dokument im Format DOCX wurde als „Original“ in diesem Dateiformat in der elektronischen Akte gespeichert. Gleichzeitig wurde hieraus ein Repräsentat im Format PDF/A erzeugt, das in der elektronischen Akte gespeichert und zur Anzeige gebracht wurde. Die Kammer hat die Berufungsbegründung als Repräsentat gelesen. Die Konvertierung des eingereichten elektronischen Dokuments in das Dateiformat PDF/A war erfolgreich. Die Berufungskammer konnte mit dem Inhalt des elektronischen Dokumentes ohne Probleme arbeiten. Die Verarbeitung des elektronischen Dokumentes verlief auch auf der Geschäftsstelle ohne Probleme. Schließlich bestätigte auch der Beklagtenvertreter – trotz der Rüge der Unzulässigkeit –, dass er mit dem Inhalt des elektronischen Dokumentes arbeiten konnte, wie zudem seine umfassende Erwiderung auf die Berufungsbegründung bestätigt.

b.) Allein der Verstoß gegen die Vorgaben zum Dateiformat durch § 130a Abs. 2 Satz 2 ZPO i.V.m. § 2 Abs. 1 ERVV führt noch nicht dazu, dass das elektronische Dokument nicht zur Bearbeitung im Sinne des § 130a Abs. 2 Satz 1 ZPO geeignet war.

Teilweise wird die Ansicht vertreten, dass ein Dokument nur dann zur Bearbeitung geeignet ist, wenn es die in § 130a Abs. 2 Satz 2 ZPO i.V.m. der ERVV bestimmten technischen Rahmenbedingungen erfüllt, unabhängig davon, ob das Gericht oder die Kammer im konkreten Fall mit dem elektronischen Dokument arbeiten konnte (ArbG Lübeck, Urteil vom 9.6.2020 – 3 Ca 2203/19). Danach obliegt es dem Gericht auch dann, wenn mit dem elektronischen Dokument gearbeitet werden kann, sämtliche Vorgaben der ERVV i.V.m. der ERVB 2018 und der ERVB 2019 zu prüfen. Bei einem Verstoß hiergegen soll der Eingang unwirksam sein und das Gericht müsse nach § 130a Abs. 6 ZPO verfahren.

Dieser Auffassung schließt sich das erkennende Gericht nicht an. Technische Rahmenbedingungen im elektronischen Rechtsverkehr erfüllen keinen Selbstzweck. Sie sollen vielmehr sicherstellen, dass das Gericht mit den eingereichten elektronischen Dokumenten arbeiten kann. In diesem Sinne formuliert auch § 130a Abs. 2 Satz 1 ZPO den Grundsatz für die Anforderungen an elektronische Dokumente, wonach das elektronische Dokument für die Bearbeitung durch das Gericht geeignet sein muss.

Die technischen Rahmenbedingungen für die Bearbeitung nach § 130a Abs. 2 Satz 2 ZPO i.V.m. der ERVV konkretisieren die Geeignetheit nach § 130a Abs. 2 Satz 1 ZPO, beschränken diese jedoch nicht. Eine Konkretisierung der Geeignetheit ist zwingend erforderlich. Andernfalls wüssten die Verfahrensbeteiligten nicht, welchen konkreten technischen Anforderungen ihre elektronischen Dokumente genügen müssten, um tatsächlich geeignet zu sein. Stattdessen kann sich jedermann darauf verlassen, dass seine elektronischen Dokumente für die Bearbeitung durch alle Gerichte in Deutschland geeignet sind, wenn sie den in der ERVV sowie der ERVB 2018 und ERVB 2019 einheitlich bestimmten technischen Rahmenbedingungen genügen. In diesem Umfang garantiert die Justiz eine Bearbeitung, indem sie ihre IT-Systeme auf die Verarbeitung derartiger elektronischer Dokumente einrichtet und optimiert.

Dies schränkt jedoch die Justiz bei der Bearbeitung elektronischer Dokumente nicht ein. Die Justiz darf auch mit elektronischen Dokumenten arbeiten, wenn sie nicht den technischen Rahmenbedingungen entsprechen. Dies folgt schon daraus, dass im Zivilprozess für elektronische Dokumente, die nicht unter den Anwendungsbereich des § 130a Abs. 1 ZPO fallen, die Anforderungen der ERVV von vornherein nicht gelten (zur abweichenden Regelungssystematik im Strafverfahren, vgl. § 32a Abs. 1 StPO und § 11 ERVV). Umgekehrt besteht jedoch kein Anspruch der Verfahrensbeteiligten, dass die Justiz mit elektronischen Dokumenten arbeitet, die den technischen Rahmenbedingungen nicht genügen. Übermittelt ein Verfahrensbeteiligter ein elektronisches Dokument, das den technischen Rahmenbedingungen nicht genügt, handelt er auf die (eigene) Gefahr hin, dass das Gericht mit dem Dokument nicht arbeiten kann und der Eingang unwirksam ist.

Entscheidend bleibt danach die grundlegende Anforderung nach § 130a Abs. 2 Satz 1 ZPO, wonach das Dokument zur Bearbeitung durch das Gericht geeignet sein muss. Schon der Wortlaut der Norm zeigt, dass es auf die subjektive Eignung zur Bearbeitung durch „das“ (jeweilige) Gericht ankommt und nicht durch „alle“ Gerichte. Nur wenn ein Verstoß gegen die technischen Rahmenbedingungen auch tatsächlich dazu führt, dass im konkreten Fall mit dem elektronischen Dokument nicht gearbeitet werden kann, ist der Eingang unwirksam (so im Ergebnis auch H. Müller, NZA 2019, 1120, 1122). Dies ist insbesondere der Fall, wenn das elektronische Dokument sich nicht öffnen bzw. lesen lässt, es sich nicht in das Format des Repräsentats (PDF/A) wandeln, ausdrucken oder in der elektronischen Akte speichern lässt. Derartige Fehler fallen im normalen Geschäftsgang unmittelbar auf, so dass der Hinweis nach § 130a Abs. 6 ZPO auch unmittelbar erteilt werden kann (ähnlich Ory/Weth/H. Müller, jurisPK-ERV Band 2, § 130a ZPO Stand: 01.09.2020, Rn. 38 und 42). Auf die Bearbeitbarkeit durch andere Gerichte oder Verfahrensbeteiligte kommt es hingegen nicht an. Dies sind Folgefragen des Akten- bzw. Dokumentenversandes, die auf verschiedenen Wegen gelöst werden können. Im Zweifel bleibt auch in diesen Fällen stets ein Ausdruck der elektronischen Dokumente nach § 298 ZPO.

Wollte man alle Einzelheiten der technischen Rahmenbedingungen prüfen, würde dies nicht nur die Kompetenzen der Richterschaft (z.B. zum Verhältnis von PDF/A zu PDF/UA) und die Leistungskapazitäten der Justiz strapazieren (so auch Ory/Weth/Natter, jurisPK-ERV Band 2, § 46c ArbGG, Stand: 01.09.2020, Rn. 35). Vielmehr wäre es zudem nach der hier vertretenen Ansicht nutzlos: Wenn das Gericht mit dem Dokument arbeiten kann, ist der Zweck, der über die technischen Rahmenbedingungen gewährleistet werden soll, auf andere Weise erreicht worden.

Es wäre nach Ansicht der Kammer schließlich auch mit der Garantie eines effektiven Rechtsschutzes nach Art. 19 Abs. 4 GG sowie Art. 2 Abs. 1 GG in Verbindung mit dem Rechtstaatsprinzip nicht vereinbar, wenn ein für die Bearbeitung durch das Gericht faktisch folgenloser Verstoß gegen die ERVV zu einer Unwirksamkeit des Eingangs führen würde. Der Zugang zu den Gerichten darf durch Anforderungen des formellen Rechts nicht in unverhältnismäßiger Weise erschwert werden (BVerfG Beschluss vom 22. 10. 2004 – 1 BvR 894/04; vgl. auch Oltmanns/Fuhlrott NZA 2020, 897, 900). Zum formellen Recht zählen auch technische Vorgaben für elektronische Dokumente. Gerade im vorliegenden Fall, in dem es keinerlei Probleme oder auch nur Einschränkungen bei der Arbeit mit dem elektronischen Dokument gab, wäre es nach Ansicht der Kammer unverhältnismäßig den Eingang der Berufungsbegründung allein aufgrund des falschen Dateiformates als unwirksam anzusehen.

Klarstellend wird darauf hingewiesen, dass das Landgericht Dokumente im Format DOCX nicht generell problemlos verarbeiten kann. Vielmehr kam es in der Vergangenheit mehrfach zu Problemen mit Dokumenten in diesem Dateiformat, so dass eine Arbeit mit ihnen gerade nicht möglich war und jeweils ein Hinweis nach § 130a Abs. 6 ZPO erteilt wurde. Auch wenn eine Arbeit mit diesem Dateiformat im vorliegenden Fall möglich war, können sich die Verfahrensbeteiligten nur dann auf die Eignung zur Bearbeitung verlassen, wenn ihre elektronischen Dokumente den technischen Rahmenbedingungen des § 130a Abs. 2 Satz 2 ZPO i.V.m. der ERVV entsprechen.“

Anmerkung

Die Entscheidung des LG Mannheim sticht aus den bisherigen Entscheidungen zu den Formanforderungen im elektronischen Rechtsverkehr hervor, weil erstmals die Anforderungen dogmatisch untermauert relativiert werden.

Wie das LG ausführlich klarstellt, sind damit aber sowohl der Einreichende als auch das Gericht auf verhältnismäßig dünnem Eis:

Der Einreicher geht das Risiko ein, dass das im falschen Dateiformat eingereichte elektronische Dokument gerade nicht akzeptiert wird, weil das Gericht mit dem Dateiformat nicht zurecht kam. Selbst bei gängigen Office-Dokumenten ist dieses Risiko durchaus gegeben; bei atypischen Dateiformaten erst Recht. Nur bei der ERVV/ERVB-konformen Dateiformaten kann sich der Einreicher auf die Bearbeitbarkeit verlassen (jenseits der aktuellen Fallstricke jedenfalls – bspw. eingebetteten Schriftarten).

Auch für das Gericht kann können sich aber schnell Probleme ergeben, wenn andere Dateiformate akzeptiert werden, als die in den ERVV/ERVB vorgesehenen, denn auch der Verfahrensgegner hat ein Recht die unveränderte, eingereichte Datei zu erhalten (vgl. letztlich § 169 Abs. 5 ZPO). Nicht alle Beteiligten kommen aber mit anderen Dateiformaten als PDF zurecht (bspw. die Deutsche Rentenversicherung und die Bundesagentur für Arbeit) und weisen „falsche Dateiformate“ zurück – obschon auch dies sehr kritisch zu sehen ist, weil die ERVV/ERVB gerade für den gerichtlichen Postausgang nicht gelten, ergeben sich jedenfalls weitere faktische Probleme. Dies blendet das LG Mannheim schlicht als „Folgefragen“ aus – rechtlich sicherlich nicht zu beanstanden, aber möglicherweise liegt ja auch darin ein vernünftiger Zweck der Verordnung mit dem Ziel das Spektrum der Dateiformate gering zu halten.

Letztlich dürfte die Frage sein, ob der Ausschluss von faktisch bearbeitbaren Dateiformate von der Verordnungsermächtigung gedeckt ist, also das Verhältnis von § 130a Abs. 2 Satz 2 ZPO zu Satz 1.

Es geht ferner auch um das Verständnis der Eingangsfiktion gem. § 130a Abs. 6 ZPO. Je weiter der Begriff der Bearbeitbarkeit verstanden wird, desto öfter greift die verschuldensunabhängige Eingangsfiktion und entsprechend seltener der engere allgemeine Wiedereinsetzungstatbestand.

Autor: Dr. Henning Müller

Richter am Hessischen Landessozialgericht