Trennungsgebot – elektronischer PKH- und Sachvortrag

Mit Einführung der sicheren Übertragungswege, insbesondere des besonderen elektronischen Anwaltspostfachs, entsteht die Notwendigkeit, in elektronischer Form übersandte Erklärungen und Unterlagen (Schriftsätze, Formularerklärungen, Unterlagen) zu verarbeiten. Folgen insbesondere die Rechtsanwälte dabei nicht dem Rat, ihr diesbezügliches Vorbringen in separaten Dateien zu übersenden (Müller, eJustice-Handbuch, 2. Auflage, S. 103, 109), ist dies (auch) für die Gerichte problematisch. Eine separate Übersendung ist aus anwaltlicher Sicht geboten, um einer Übersendung allein dem Prozesskostenhilfeverfahren vorzubehaltender Informationen über die persönlichen Verhältnisse der Mandantschaft an die übrigen Verfahrensbeteiligten vorzubeugen.

Für vom Gericht geführte Papierakten (hier Verfahrensakte nebst Nebenakte PKH, §§ 7, 8 AktO – VG) werden die elektronischen Eingänge ausgedruckt und können regelmäßig inhaltsbezogen getrennt in Haupt- oder Nebenakte abgeheftet werden (§ 7 I, 8 I 1 AktO – VG). Wird in einem anwaltlichen Schreiben der Vortrag zum Verfahren mit dem Vortrag zur Prozesskostenhilfe verquickt, wird das Schreiben zur Verfahrensakte und in Kopie zur Nebenakte genommen (§§ 7 II, 8 II 1 AktO – VG). Hinsichtlich des Antrags auf Bewilligung von Prozesskostenhilfe (§ 117 I 1 ZPO) ist dies unproblematisch, denn von diesem ist der Gegner im Bewilligungsverfahren zu unterrichten (§ 118 I 1 ZPO). Handelt es sich indes um Angaben zu den persönlichen und wirtschaftlichen Verhältnissen ist auch diese Verfahrensweise kritisch zu sehen, wenn man nicht glaubt, auf das „Fehlverhalten“ des Rechtsanwalts zu Lasten seiner Mandantschaft rechtfertigend verweisen zu können.

Die Erklärung über die persönlichen und wirtschaftlichen Verhältnisse (Familienverhältnisse, Beruf, Vermögen, Einkommen und Lasten) und die entsprechenden Belege dürfen dem Gegner nämlich im Grundsatz nur mit der – regelmäßig nicht vorliegenden – Zustimmung der Partei zugänglich gemacht werden (§ 117 II 2 ZPO). Dem sollen die Bestimmungen der Aktenordnung (AktO – VG) wohl auch mit Blick auf das Akteneinsichtsrecht der Beteiligten des Verfahrens Rechnung tragen (§ 100 I VwGO; BGH, B. v. 15.11.1983 – VI ZR 100/83 -, NJW 1984, 740). So ist die Erklärung über die persönlichen und wirtschaftlichen Verhältnisse nur in die Nebenakte einzuheften (§ 8 II 2 AktO – VG). Dass auch die der Erklärung beigefügten (§ 117 II 1 ZPO) oder auf Verlangen des Gerichts beigebrachten (§ 118 II ZPO) Belege nur in die Nebenakte gehören, erschließt sich aus ratio und Systematik der Bestimmungen.

Will man diesen Anforderungen entsprechen, muss eine über das besondere elektronische Anwaltspostfach empfangene Datei „zerlegt“ und vom Gericht bearbeitet werden, um sodann ggf. teils einer elektronischen Verfahrensakte und teils einer elektronischen Nebenakte zugeordnet zu werden. Dazu bedarf es für die zulässigen Dateiformate geeignete technische Hilfsmittel (Software). Die der Verfahrensakte zugeordneten Dateielemente sind den Beteiligten von Amts wegen zu übermitteln (§ 86 IV 3 VwGO). Sobald sich das Akteneinsichtsrecht (§ 100 I VwGO) auf eine elektronisch geführte Verfahrensakte erstreckt, wird eine differenzierende Datenhaltung erst recht erforderlich sein.

Nicht selten übersendet der Rechtsanwalt indes in einer Datei einen Schriftsatz zur Klagebegründung mit Antrag auf Bewilligung von Prozesskostenhilfe und Ausführungen hierzu unter Bezugnahme auf eine in derselben Datei enthaltene Formularerklärung der Partei über ihre persönlichen und wirtschaftlichen Verhältnisse nebst zur Glaubhaftmachung beigefügter Unterlagen. Versieht er diese Datei – wie es bis zum Jahresende geboten und möglicherweise auch danach noch ratsam erscheinen mag (Müller, a. a. O., S. 106, 107) – mit einer qualifiziert elektronischen Signatur, kann das Gericht nicht mehr den rechtlichen Anforderungen entsprechen.

Entweder erhalten die zur Prüfung der Signatur berechtigten Beteiligten (Müller, a. a. O., S. 93 f, 100 ff) zur Wahrung rechtlichen Gehörs (§ 108 II VwGO) gemäß § 86 IV 3 VwGO die vom Rechtsanwalt übersandte Datei einschließlich der ihnen nach § 117 II 2 ZPO vorzuenthaltenden Bestandteile oder das Gericht zerstört die Signatur durch Zerlegung der Datei oder „Schwärzung“ von Bestandteilen, macht den Beteiligten die Prüfung der Signatur und damit der Authentizität unmöglich und enthält ihnen das „Original“ vor. Nur im letzteren Fall dürfte ein Rechtsmittel in der Hauptsache erfolgreich sein können (§§ 124 II Nr. 5, 132 I Nr. 3, 138 Nr. 3 VwGO), erstere Verfahrensweise wird regelmäßig sanktionslos bleiben.

Alles spricht somit dafür, dass ein Rechtsanwalt im Interesse seiner Mandantschaft sein Vorbringen „zur Sache“ von seinem Vorbringen zur PKH trennt und in separaten Dateien übermittelt, sei es auf dem sicheren Übermittlungsweg des elektronischen Anwaltspostfachs und / oder mit qualifiziert elektronischer Signatur.

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