Das besondere elektronische Anwaltspostfach (beA) steht Rechtsanwälten aufgrund ihrer Zulassung seit dem Jahr 2016 zur Verfügung und wird durch die Kammerbeiträge bezahlt. Ein Antrag oder eine sonstige Mitwirkung zur Einrichtung des Postfachs sind nicht erforderlich. Der praktische Hauptunterschied zwischen dem beA und EGVP liegt darin, dass beim EGVP grundsätzlich ein Postfach für eine Organisationseinheit angelegt und von dieser genutzt wurde. Das beA ist dagegen an die Person des Rechtsanwalts und seine Zulassung genknüpft. Dies erfordert zusätzliche organisatorische Überlegungen bei der Einbettung des beAs und der Zugriffsrechte in die Kanzleistruktur.
Die Bedenken in der Anwaltschaft waren vor dem Start nicht gering. Sind die Hürden zur Nutzung des beA wirklich hoch?
1. Nutzerkreis des beA
31a BRAO sieht vor, dass die BRAK „für jedes im Gesamtverzeichnis eingetragene Mitglied einer Rechtsanwaltskammer“ – dies sind insbesondere Rechtsanwälte – ein Postfach einrichtet. Ausnahmen sind nicht vorgesehen, auch nicht aus Altergründen. Rechtsanwälte im öffentlichen Dienst (§ 47 BRAO) erhalten ebenfalls ein Postfach.
Nicht anwaltliche zugelassene Personen (bspw. Steuerberater, Rentenberater, Hochschullehrer, Gewerkschafts-Rechtssekretäre, Behördenmitarbeiter etc.) können das beA aus demselben Grund ebenfalls nicht nutzen. Es ermöglicht Rechtsanwälte auf einfache Weise die Teilnahme am elektronischen Rechtsverkehr. Bisher konnte auch Rechtsanwälte hierzu „nur“ das EGVP nutzen. Mit ihrem beA Rechtsanwälte ihr EGVP nun vollständig ablösen. Alle Gerichte, die am elektronischen Rechtsverkehr teilnehmen, sind auf gleicher Weise wie über EGVP auch über das beA erreichbar. Ebenso können die am elektronischen Rechtsverkehr teilnehmenden Gerichte über das beA an Rechtsanwälte zustellen.
Die Existenz des beA ist streng an das Vorliegen der Voraussetzungen des § 31a Abs. 1 S. 1 BRAO gebunden. Nach Widerruf der Zulassung oder Tod des Rechtsanwalts wird daher das Postfach zunächst deaktiviert und nach Ablauf einer angemessenen Zeit gelöscht (§ 31a Abs. 4 BRAO). Ein deaktiviertes Postfach ist für eingehende Nachrichten nicht zu erreichen.
2. Was ist zum Starten erforderlich?
Rechtsanwälte können das beA entweder über eine Weboberfläche, den sog. beA-Webclient, nutzen oder aus ihrer Kanzleisoftware heraus über spezielle Schnittstellen ansprechen.
Einmalig ist für die Nutzung des beA die sog. Erstregistrierung erforderlich. Diese muss durch jeden Rechtsanwalt persönlich durchgeführt werden. Hierfür wird eine spezielle beA-Karte benötigt, die von der Bundesnotarkammer im Auftrag der Bundesrechtsanwaltskammer herausgegeben wird und im Internet bestellt werden kann. Die Erstregistrierung besteht lediglich aus drei einfachen Schritten: Zunächst authentifiziert sich der Anwender gegenüber dem System mit seiner beA-Karte und der dazugehörigen PIN; diese muss zwei Mal eingegeben werden. Dies liegt daran, dass sowohl das auf der Karte enthaltene Authentifizierungszertifikat als auch das Verschlüsselungszertifikat freigeschaltet werden müssen. Im nächsten Schritt wählt der Anwender eine Sicherheitsfrage aus, die in bestimmten Fällen bei späteren Anrufen bei der beA-Anwenderbetreuung abgefragt wird. Im dritten und letzten Schritt besteht die Möglichkeit, eine E-Mail-Adresse zu hinterlegen, an die im Falle eines Posteingangs im beA eine Benachrichtigung geschickt wird.
3. Technische Voraussetzungen
Die technischen Hürden für die Nutzung des beA sind nicht sehr hoch. Es genügt grundsätzlich ein Standard-PC.
a. Internetverbindung
Zwingend ist eine Internet-Verbindung des genutzten Clients.
Die BRAK gibt zur notwendige Geschwindigkeit folgenden Hinweis, dem zuzustimmen ist:
„[…]Eine verfügbare Datenübertragungsrate von mindestens 2 Mbit/Sekunde ist in der Regel ausreichend, idealerweise beträgt sie mindestens 6 Mbit/Sekunde. Auch bei einer geringeren Datenübertragungsrate ist ein Arbeiten mit dem beA grundsätzlich möglich. Der Empfang und der Versand von Nachrichten werden in diesem Fall mehr Zeit in Anspruch nehmen, was insbesondere bei bevorstehendem Fristablauf zu beachten ist. […]“
Da die Angebote von Internet-Dienstleistern in der Regel auf den Consumer-Markt zugeschnitten sind, sind die Download-Raten (Herunterladen von Daten aus dem Internet; also bspw. der Empfang von Schriftsätzen) regelmäßig deutlich höher als die Upload-Raten (Übertragung von eigenen Daten in das Internet; also bspw. Übertragung von Dokumenten aus der eigenen Kanzlei zum Gericht). In der anwaltlichen Praxis ist aber gerade der Upload evtl. zeitkritisch. Sollten Sie dies daher als Problem für sich identifizieren, weil Sie häufig größere Datenmengen (Fotos, Baupläne etc.) versenden, achten Sie auf eine möglichst hohe Upload-Rate bei Ihrem Vertrag.
| Praxistipp:
Telekommunikationsvertrag überprüfen! Praktisch wichtiger als ein schneller Download, ist ein schneller Upload! Schätzen Sie – bevor Sie hier hohe Grundgebühren in Kauf nehmen – Ihren Bedarf realistisch ein. Wenn Sie regelmäßig nur Texte verschicken und dies selten nur Minuten vor Fristablauf tun, werden übliche Upload-Raten für Sie ausreichen. |
b. Scanner
Da – selbst wenn Sie überwiegend elektronisch arbeiten – jedenfalls von Seiten Ihrer Mandantschaft evtl. noch potentielle Anlage in Papierform dargebracht werden, benötigen Sie für die Übersendung zu Gericht einen Scanner. Sicher werden Sie bereits über einen Kopierer verfügen. Häufig können moderne Kopierer bereits scannen. Hierfür ist dann (sofern nicht bereits vorhanden) nur eine Netzwerkanbindung des Kopierers nötig.
Achten Sie beim Scanner vor allem auf drei Merkmale:
- Die in der gewünschten Qualität gescannten Dateien müssen von der Scan-Software ausreichend komprimiert werden, d.h. die Dateigröße muss möglichst gering sein.
- Prüfen Sie die Qualität der Texterkennung („OCR“) Ihrer Scansoftware. Viele „Mehrwerte“ eines elektronischen Dokuments (Volltextsuche, Copy&Paste etc.) erschließen sich erst über die Texterkennung. Ist die Texterkennung schlecht, d.h. werden bspw. häufig einzelne Buchstaben nicht erkannt, funktioniert auch die Volltextsuche nicht. Weder bei Ihnen, noch beim Empfänger der Nachricht.
Im Interesse Ihrer Mitarbeiter ist schließlich, dass der Scanner die Dokumente mit einer adäquaten Geschwindigkeit einzieht und verarbeitet. Achten Sie also auf einen Scanner mit möglichst umfangreichem Mehrfachblatteinzug (auf keinen Fall also die früher gebräuchlichen Flachbettscanner, auf die jeweils nur ein Blatt gelegt werden konnte). Zudem sollte der Einzug mit einer vertretbaren Geschwindigkeit geschehen.
c. Netzwerk- und Speicherinfrastruktur
Die Vernetzung der IT-Infrastruktur in Kanzleien ist mittlerweile selbstverständlich. Ebenso selbstverständlich ist, dass die Netzwerkplanung an den Anforderungen orientiert sein muss. Hierbei dürfte vor allem zu beachten sein, dass durch Scanning und elektronischen Rechtsverkehr die Datenmengen zunehmen. Dies belastet das Netzwerk an sich und auch die Speicherkapazitäten.
Betrachtet Sie Ihr Netzwerk und Ihren Datenspeicher als ein wesentliches Rückgrat Ihrer Kanzlei. Es empfiehlt sich schon bei kleineren Hilfen hierzu professionelle Hilfe in Anspruch zu nehmen, bspw. um eine unterbrechungsfreie Stromversorgung oder vor allem die Datensicherung zu planen.
Zwingend ist die Einhaltung von IT-Sicherheitsvorgaben. Die Datenhaltung in einer Cloud verbietet sich daher regelmäßig, sofern sie nicht professionell abgesichert ist. Beachten Sie hierzu vor allem, dass auch moderne Office-Software und auch einige Betriebssysteme so konfiguriert sind, dass automatisch Dokumente (auch) in eine Cloud verschoben werden.
Gleiches gilt auch für die Planung von Firewalls und Virenschutz. Hier muss Ihre Infrastruktur auf dem neuesten Stand sein! Die Folgen von Nachlässigkeit an dieser Stelle können existenzbedrohend werden.
