Entscheidung des Hessischen LAG zu eingebetteten Schriftarten

In der Arbeitsgerichtsbarkeit fallen derzeit besonders häufig Rechtsfragen des elektronischen Rechtsverkehrs an. Ein praktisch besonders bedeutsames Problem stellen hier nicht eingebettete Schriftarten dar – vor allem, weil auch die jeweiligen gegnerischen Prozessbevollmächtigten hierin eine Rügemöglichkeit entdeckt haben. In einem Fall des Hessischen Landesarbeitsgerichts hatte die aufmerksame Vorsitzende der Berufungskammer selbst den Fehler entdeckt. Der hierzu ergangene Beschluss vom 7. September 2020 – 18 Sa 485/20 ist instruktiv, denn er kann auch für andere Gerichte als „Segelanweisung“ genutzt werden, um mit diesem Rechtsproblem umzugehen.

Rechtliche Grundlagen

Zulässiges Dateiformat für formbedürftige Schriftsätze im elektronischen Rechtsverkehrs ist gem. § 2 Abs. 1 ERVV grundsätzlich eine druckbare, kopierbare und, soweit technisch möglich, durchsuchbare PDF-Datei. Zusätzliche Beschränkungen ergeben sich aber aus den Bekanntmachungen der Bundesregierung gem. § 5 Abs. 1 Nr. 1 ERVV. Diese sind unter www.justiz.de einsehbar. Die ERVB 2018 (Bekanntmachung zum elektronischen Rechtsverkehr gem. § 5 ERVV) sehen als Dateiversionen für PDF-Einreichungen PDF einschließlich Version 2.0 (also sämtliche ältere Formate), PDF/A-1, PDF/A-2 und PDF/UA vor. Weitere Einschränkungen ergeben sich aus den ERVB 2019: Zusammenfassend ist es danach notwendig, dass die PDF-Datei aus sich heraus und alleinstehend verwendbar ist, insbesondere ohne, dass ein Internet-Zugang erforderlich ist. Außerdem dürfen keine weiteren Dateien oder aktiven Inhalte eingebettet sein. Der naheliegende Grund ist die IT-Sicherheit, zudem sind in einzelnen Bundesländern die Internet-Zugänge aus dem Justiz-Netz erheblich beschränkt, so dass ein Nachladen von Inhalten oder Schriftarten teilweise auch technisch nicht möglich wäre.

Erkennen nicht eingebetteter Schriftarten

Die bei PDF/A obligatorische, im Übrigen aber von den ERVB 2019 geforderte Einbettung von Schriftarten lässt sich in gängigen PDF-Readern im Reiter „Schriften“ überprüfen. Steht hinter der dort angezeigten Schriftart „eingebettet“, bedeutet dies, dass die PDF-Datei die gesamte Schriftart enthält. „Eingebettete Untergruppe“ heißt, dass alle verwendeten Zeichen der Schriftart eingebettet sind. Beides genügt den Anforderungen der ERVB 2019. Nicht ausreichend wäre hingegen, wenn hinter der Schriftart angezeigt wird „Schriftart nicht eingebettet“ und ein Hinweis auf die Einbettung gänzlich fehlt:

Die Entscheidung des Hessischen Landesarbeitsgerichts

Das Hessische Landesarbeitsgericht kommt in seiner Entscheidung  zu der Einschätzung, dass der Berufungsschriftsatz formfehlerhaft war, „denn die für die Darstellung des Dokuments notwendigen Inhalte waren nicht vollständig in der Datei selbst enthalten.

Zu den für eine Darstellung notwendigen Inhalten zählen die Schriftarten, vgl. § 2 Abs. 1 Satz 3 ERVV i.V.m. ERVB 2019, Nr. 1, Satz 1. Ist eine verwendete Schrift nicht eingebettet, werden Datenströme aus externen Quellen nachgeladen. Dies ist nach ERVB 2019, Nr. 1, Satz 2 nicht zulässig. Das Erfordernis, dass Schriften eingebettet sein müssen, stellt sicher, dass ein Schriftsatz sowohl bei dem Gericht als auch bei der einreichenden und bei der anderen Partei stets in gleicher Form vorliegt und dargestellt wird. Insbesondere wird dadurch auch sichergestellt, dass der Schriftsatz noch nach Jahren in gleicher Weise vorhanden und lesbar ist (vgl. Arbeitsgericht Lübeck Urteil vom 9. Juni 2020 – 3 Ca 2203/19 – NZA 2020, 970, Rz. 29).

Es ist ausgeschlossen, auf diese Anforderung nach Maßgabe des Justizgewährungsanspruchs (Art. 19 Abs. 4 GG) zu verzichten, solange dass das Dokument empfangende Gericht noch mit einer führenden Papierakte arbeitet und der zur Papierakte genommene Schriftsatz nach Ausdruck der auf dem Server des Gerichts eingegangenen Datei vollständig ist. Denn es nicht sichergestellt, dass nach Veränderung oder Verbesserung der Software- oder Hardwareausstattung die in der Datei nicht selbst eingebetteten Schriften bei einem künftigen elektronischen Lesen oder Ausdrucken eines Dokuments noch identisch dargestellt werden. Die dadurch bestehende Beschränkung des Zugangs zum Gerichts durch verfahrensrechtliche Vorgaben wird durch die Heilungsmöglichkeit nach § 46c Abs. 6 ArbGG bzw. § 130a Abs. 6 ZPO noch zumutbar ausgeglichen (vgl. Oltmanns/Fuhlrott, Die Nutzungspflicht des elektronischen Rechtsverkehrs: Unverhältnismäßige Einschränkung des Justizgewährungsanspruchs? NZA 2020, 897, 900 f.).

Die Beklagte argumentiert unter Bezugnahme auf den Beschluss des BAG vom 12. März 2020 (– 6 AZR 1/20 – NZA 2020, 607, Rz. 2), dass die Anforderungen an die Darstellung eines Dokuments sich nur auf die „notwendigen Inhalte“ eines solchen beziehen könnten. Dabei übersieht sie, dass sich der Begriff der „notwendigen Inhalte“ auf die technischen Anforderungen nach ERVB 2019, Nr. 1 Satz 1 bezieht und keine inhaltliche Differenzierung trifft zwischen dem notwendigen Inhalt eines Schriftsatzes und lediglich zusätzlichen, gestalterischen Elementen des Schriftstücks.

Für die Prüfung, ob ein eingereichtes Dokument nach § 2 Abs. 1 Satz 3 ERVV i.V.m. ERVB 2019, Nr. 1, Satz 1 nur eingebettete Schriften enthält, kann auch nicht zwischen dem als Schriftsatz i.S.d. §§ 129, 130 ZPO zu qualifizierenden Inhalt eines Dokuments und im Dokument enthaltenen „Beiwerk“ differenziert werden, welches für den Inhalt eines vorbereitenden oder bestimmenden Schriftsatzes nicht erforderlich wäre und wegfallen könnte.

Das Dokument geht als eine Datei (im PDF-Format) auf dem Server eines Gerichts ein. Die Kontrolle der verwendeten Schriften ist nur für die PDF-Datei als Ganzes möglich, nicht für Teile davon.

Versucht man diese Kontrollmöglichkeit zu erweitern, indem man Text aus dem PDF-Dokument kopiert und den Text zur möglichen Zuordnung der verwendeten Schriften des PDF-Dokuments in ein Word-Dokument einfügt, hilft dies nicht weiter. Es kommt, soweit feststellbar, zur Anzeige unterschiedlicher Schrifttypen, möglicherweise auch abhängig von einer Voreinstellung unter „Word“. So wurde konkret ein aus der Begründung der Berufung vom 23. April 2020 kopierter beliebiger Absatz bei Versuchen durch die Kammervorsitzende wiederholt in zwei Schriften dargestellt, nämlich im Text wechselnd von „Arial“ zu „Calibri“. Dies hat zu keiner Klärung geführt, da in dem Dokument vom 23. April 2020 eingebettete und nicht eingebettete „Arial“-Schriften verwendet wurden, nicht jedoch der Schrifttyp „Calibri“. Die Darstellung eines Absatzes in unterschiedlichen Schriften ist auch erfolgt, als zu Kontrollzwecken andere Textteile des Schriftsatzes kopiert wurden.

Zudem ist festzustellen, dass die Beklagte ihre Behauptung nicht belegt hat, nur die Kopf- und Fußzeilen des am 23. April 2020 übermittelten Dokuments seien in nicht eingebetteten Schriften dargestellt. Es dürfte zutreffen, dass häufiger Kanzleibriefköpfe und Signaturzeilen in nicht eingebetteten Schriften dargestellt werden (vgl. Oltmanns/Fuhlrott, NZA 2020, 897, 899). Dies ließ sich jedoch in Bezug auf die Berufung mit Begründung vom 23. April 2020 nicht feststellen, worauf die Beklagte hingewiesen wurde.

Da die begründete Berufung vom 23. April 2020 formal fehlerhaft eingegangen ist, hat nur die Möglichkeit der rückwirkenden Korrektur nach § 130a Abs. 6 Satz 1 ZPO bestanden. Sie war nicht obsolet.
Durch das am 29. Juni 2020 auf den Hinweis vom 25. Juni 2020 eingegangene Dokument konnte die Wahrung der Fristen für die Berufung und die Berufungsbegründung nicht fingieren. Der am 29. Juni 2020 erneut übermittelte Schriftsatz hat seinerseits nicht den Anforderungen nach § 2 Abs. 1 Satz 3 ERVV i.V.m. ERVB 2019, Nr. 1, Satz 1 genügt. Er wurde in der nicht eingebetteten Schrift „Helvetica“ übermittelt. Darüber hinaus fehlte es an einer Glaubhaftmachung gemäß § 130a Abs. 6 Satz 2 ZPO.
Eine Glaubhaftmachung ist erst am 13. Juli 2020 übermittelt worden, also zwei Wochen später. Damit hat die Beklagte nicht mehr unverzüglich reagiert. Schließlich war auch die Glaubhaftmachung formatfehlerhaft, da auch dieses elektronische Dokument in der nicht eingebetteten Schrift „Helvetica“ übermittelt wurde.

Einhaltung der ERVB 2019 durch Nutzung von PDF/A

Zur Einhaltung der oben genannten Voraussetzungen sollte idealerweise das Format PDF/A genutzt werden. PDF/A ist ein Dateiformat zur Langzeitarchivierung digitaler Dokumente, das von der International Organization for Standardization (ISO) als Unterform des Portable Document Format (PDF) genormt wurde. Die Norm legt fest, wie die Elemente der zugrundeliegenden PDF-Versionen im Hinblick auf die Langzeitarchivierung verwendet werden müssen.

Insbesondere garantiert die PDF/A-Nutzung folgende von den ERVB 2019 geforderten Merkmale:

  • Nicht erlaubt sind Referenzen auf Ressourcen, die nicht in der Datei selbst enthalten sind, das heißt insbesondere, dass alle verwendeten Bilder und Schriftarten (die Begrenzung auf die verwendeten Zeichen ist erlaubt) in der Datei enthalten sein müssen.
  • Die Verwendung von JavaScript oder von Aktionen sind nicht zugelassen, da ihre Ausführung den Inhalt oder die Darstellung des PDFs verändern oder beeinflussen könnten. Audio- oder Videodaten dürfen nicht eingebettet sein.
  • Verschlüsselungen und damit auch teilweises Sperren von Funktionen der Datei wie Drucken und Daten herauskopieren sind untersagt.
  • Die Einbettung von digitalen Signaturen wird unterstützt.

Siehe hierzu im Einzelnen: –> hier.

Autor: Dr. Henning Müller

Richter am Hessischen Landessozialgericht