Kategorie: Verwaltungsakte

Die elektronische Verwaltungsakte aus gerichtlicher Sicht.

Darlegungslast für Scankonzept liegt bei der Behörde

Führt die Behörde ihre Akten ganz oder teilweise elektronisch, legt sie selbst erstellte oder elektronisch eingesandte Dokumente (rechtssicher) ab. Eingehende Papierdokumente müssen dann eingescannt werden. Im Rahmen rechtlicher Streitigkeiten dienen diese Dokumente dann dem Beweis der tatsächlichen Vorgänge. Hierzu legt die Behörde ihre Behördenakte dem Gericht vor. Der Scanvorgang ist bei (noch) vorherrschender Papierkorrespondenz im Umfeld elektronischer Akten allerdings ein organisatorisches Nadelöhr und hat auch im Hinblick auf den Beweiswert des Scanergebnisses technisch-organisatorisch hohen Anforderungen zu genügen. Hinsichtlich der Akten des Bundesamts für Migration und Flüchtlinge (BAMF) war es am VG Karlsruhe (v. 21.2.2023 – A 19 K 304/23), zu bestimmen, ob das dort eingesetzte Scanverfahren ausreicht, um den Beweiswert des digitalisierten Papieroriginals zu erhalten.

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SG Gießen zur Akteneinsicht in xJustiz-Akten

Sowohl im sozialgerichtlichen Verfahren als auch im Widerspruchsverfahren ist die Behördenakte ein wichtiges Beweismittel. Entsprechend zentral für eine Widerspruchs- oder Klagebegründung ist die vorherige Akteneinsicht in die Behördenakte. Die Bundesagentur für Arbeit (BA) und das Bundesamt für Migration und Flüchtlinge (BAMF) übermitteln ihre elektronische Behördenakten als Einzel-PDF – Dateien, deren Kontext durch einen sog. xJustiz-Datensatz hergestellt wird. Für deren Anzeige wird daher ein xJustiz-Viewer benötigt.  Dass durch Übermittelung einer solchen xJustiz-Akte ausreichend Akteneinsicht ausreichend Akteneinsicht gewährt wird, hat nun das SG Gießen (Gerichtsbescheid v. 5. November 2021 – S 20 AL 70/21) entschieden.

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xJustiz-Viewer: Neue Version, neue Features

Die Bundesagentur für Arbeit (BA) und das Bundesamt für Migration und Flüchtlinge (BAMF) übermitteln ihre elektronische Behördenakten als Einzel-PDF – Dateien, deren Kontext durch einen sog. xJustiz-Datensatz hergestellt wird. Für deren Anzeige wird daher ein xJustiz-Viewer benötigt. Der kostenfreie xJustiz-Viewer ist nun in einer neuen Version verfügbar. Mit praktischen neuen Funktionen.

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Akteneinsicht über ERV nun im Gesetz

Mit dem Gesetz  zur Fortentwicklung der Strafprozessordnung
und zur Änderung weiterer Vorschriften hat sich mit Wirkung zum 1. Juli 2021 still und heimlich eine Änderungen der Normen zur Akteneinsicht in die Prozessordnungen geschlichen. Durch Änderung der §§ 299 Abs. 3 S. 1 ZPO, 32f Abs. 1 S. 1, Abs. 2 S. 2 StPO, § 120 Abs. 2 S. 1, Abs. 3 Satz 2 SGG, § 100 Abs. 2 S. 1, Abs. 3 S. 2 VwGO und § 78 Abs. 2 S. 1, Abs. 3 S. 2 FGO wurde die Möglichkeit geschaffen, die Akteneinsicht auch durch die Übermittlung im elektronischen Rechtsverkehr zu gewähren.

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Kostenfreie Online-Fortbildung: Elektronische Akteneinsicht in Verwaltungsakten am Beispiel Bundesagentur für Arbeit

Am Mittwoch, 14. Juli 2021, 16:00 – 17:00 Uhr besteht die Möglichkeit an einer kostenfreien Online-Fortbildung zur Akteneinsicht in elektronische Verwaltungsakten am Beispiel der sog. xJustiz-Akten der Bundesagentur für Arbeit im SGB II/SGB III – Bereich.

Referenten: Uwe Möller, verantwortlicher Entwickler der Standardsoftware EUREKA-Fach / Dr. Martin Hofmann, IT-Referent am Landessozialgericht Darmstadt.

Große Sozialversicherungsträger, aktuell die Bundesagentur für Arbeit und hiermit zusammenhängend der Großteil der Jobcenter, gegen Ende des Jahres auch die Träger der Deutschen Rentenversicherung, aber zurzeit bereits auch das Bundesamt für Migration und Flüchtlinge (BAMF), stellen Ihre Verwaltungsakten den Gerichten ausschließlich elektronisch zur Verfügung. Hierbei strukturieren sie ihre Akten mit einem sogenannten XJustiz-Datensatz. Da die Gerichte die Beiakten schon aus Rechtsgründen keiner Formatwandlung/keinem Medienbruch unterziehen, sieht sich die Rechtsanwaltschaft im Rahmen der Akteneinsicht hier einer großen Herausforderung gegenüber. Der verantwortliche Entwickler des Justizfachverfahrens EUREKA-Fach, das bundesweit an fast allen Fachgerichten eingesetzt wird, stellt in dieser Veranstaltung einen kostenfreien sog. xJustiz-Viewer vor, der die Darstellung der in diesem Format übermittelten Behördenakten ermöglicht. Vorkenntnisse der Teilnehmer sind nicht erforderlich.

Anmeldungen werden über die E-Mail-Adresse IT@lsg-darmstadt.justiz.hessen.de entgegengenommen.

Etwa eine Woche vor der Veranstaltung erhalten die Teilnehmer einen Einladungslink per E-Mail. Die Veranstaltung findet per Webinar (Go to meeting) statt.

LSG Berlin-Brandenburg: Beweislastumkehr im Scanprozess

Behörden sehen sich auch nach Einführung elektronischer Behördenakten weiter einer großen Zahl von Papierpost gegenüber, weil der Bürger noch sehr unvollständig Zugang zum elektronischen Rechtsverkehr hat. Diese Post muss digitalisiert werden, um Eingang in die elektronische Akte zu finden. Für Vorgänge in der – aus Sicht des Bürgers – „Blackbox“ zwischen Briefkasten und Veraktung des Dokuments trägt die Behörde die Darlegungs- und letztlich auch die Beweislast. Das Bedeutung vor allem für die Fristwahrung eines Posteingangs in der Regel eine Umkehr der Darlegungs- und Beweislast. So auch im Fall des LSG Berlin-Brandenburg, Beschluss vom 5.11.2020 – L 9 KR 204/19.

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Elektronische Behördenakten der Bundesagentur für Arbeit – Beginn des Pilotbetriebs Mai 2020

Die Bundesagentur für Arbeit (BA) schreitet mit ihrem Projekt E-JUSTIZ-BA voran. Hierzu gehört die flächendeckende Einführung des elektronischen Rechtsverkehrs über die besonderen elektronischen Behördenpostfächer (beBPo) der BA und die ausschließliche Nutzung elektronischer Behördenakten. Rechtsanwältinnen und Rechtsanwälte sind bereits im Rahmen des Piloten aufgerufen, sich zu beteiligen. Beginn des Piloten für den Versand elektronischer Behördenakten ist der 18. Mai 2020. Der elektronische Rechtsverkehr ist bereits vorher in der Fläche möglich: Ab dem 6. April 2020 mit den Familienkassen, ab dem 20. April 2020 in allen SGB II- und SGB III-Angelegenheiten, sofern die BA oder gemeinsam mit der BA betriebene Jobcenter zuständig sind. Hierüber informiert heute die Bundesrechtsanwaltskammer im beA-Newsletter 7/2020.

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Wie kommt die eBehördenakte ins Gericht?

Aufgabe der öffentlich-rechtlichen Fachgerichte ist schwerpunktmäßig die Überprüfung der Rechtmäßigkeit des Verwaltungshandelns einer Behörde. Wesentliches (Beweis-)Mittel hierbei ist die regelmäßig vom Gericht beizuziehende behördliche Verwaltungsakte. Rechtsgrundlage für die Anforderung der Behördenakte sind § 104 Sätze 5 und 6 SGG, § 99 VwGO und § 89 FGO. Im Unterschied zu § 104 SGG sehen die Regelungen der anderen öffentlich-rechtlichen Gerichtsbarkeiten jedoch nicht die Möglichkeit vor, anstelle der Originalverwaltungsakte lediglich eine beglaubigte Abschrift vorzulegen. Die Begriffe sind bei elektronischer Aktenführung zwar ohnehin anachronistisch. Sie sind aber wie folgt zu übersetzen: Wird die Akte in Papierform geführt, ist auch die papierene Akte das Original. Wird die Akte aber in elektronischer Form durch die Verwaltung geführt, sind das Original die elektronischen Dateien in der Form, wie sie in der Behörde genutzt werden. Fraglich ist jedoch, wie diese Akte in das Gericht kommt.

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