Neu (Stand 1.1.2024): Elektronischer Rechtsverkehr mit Behörden

Gem. § 3a Abs. 1 (L)VwVfG bzw. § 36a Abs. 1 SGB I ist die Übermittlung elektronischer Dokumente zulässig, wenn der Empfänger hierfür einen Zugang eröffnet hat. Der elektronische Rechtsverkehr mit Behörden ist daher sehr weitgehend bereits eingeführt – mancherorts vielleicht gar unbemerkt. Aufgrund der gesetzlichen Regelung setzt der elektronische Rechtsverkehr mit den Behörden nämlich weder eine Rechtsverordnung noch einen expliziten Zulassungsakt der Behörde voraus. Ferner sind weder die zugelassenen Übermittlungswege gesetzlich beschränkt, noch die übermittelbaren Dateiformate. Ab dem 1.1.2024 gelten erhebliche Veränderungen hinsichtlich der Wahrung der Schriftform. Der folgende Beitrag zeigt die Systematik der Normen:

Systematischer Überblick

Absatz 1: Eröffnung des elektronischen Rechtsverkehrs

§ 3a Abs. 1 (L)VwVfG bzw. § 36a Abs. 1 SGB I normiert die Voraussetzungen an die Zugangseröffnung. Gemeint ist hier die Zugangseröffnung sowohl für die Behörde, als auch der umgekehrte Weg;Unter dem Zugang ist die Bereitstellung der technischen Empfangseinrichtung zu verstehen. Die Eröffnung dieses Zugangs erfolgt durch Widmung. Die Widmung wiederum ist die Signalisierung der Bereitschaft und Fähigkeit zur elektronischen Kommunikation gegenüber dem (potentiellen) Kommunikationspartner – ausdrücklich oder konkludent.

§ 3a Abs. 2, 3 (L)VwVfG bzw. § 36a Abs. 2, 2a SGB I zeigen, wann die elektronische Form eine materiell-rechtlich erforderliche Schriftform ersetzen kann. Abs. 2 Satz 2 enthält den Grundsatz: Die Schriftform wird durch eine qualifizierte elektronische Signatur des Absenders ersetzt – auf welchem Weg diese signierte Datei übermittelt wird, ist unerheblich; auch die Übermittlung per E-Mail, EGVP oder beA sind deshalb denkbar, sofern hierfür ein Zugang eröffnet wurde.

§ 3a Abs. 3 (L)VwVfG bzw. § 36a Abs. 2a SGB I enthalten weitere Möglichkeiten der Schriftformwahrung: Nr. 1 für den Bürger, wenn er ein Formular der Behörde nutzt, Nr. 2 für den Bürger bzw. seinen Prozessbevollmächtigten, wenn ein sicherer Übermittlungsweg (beA etc., eBO oder absenderauthentifizierte De-Mail) genutzt wird, Nr. 3 für die Behörde, wenn sie einen Verwaltungsakt mittels qualifiziertem elektronischen Siegel oder absenderauthentifizierter De-Mail übermittelt. Die Zulassung der sicheren Übermittlungswege zur Wahrung der Schriftform ist neu seit 1.1.2024 – zuvor war auch hier stets eine qualifizierte elektronische Signatur erforderlich.

§ 3a Abs. 4 (L)VwVfG bzw. § 36a Abs. 3 SGB I enthalten eine Regelung ähnlich dem § 130a Abs. 6 ZPO. Allerdings ist der Absender hier im Gegensatz zum elektronischen Rechtsverkehr mit der Justiz nur darauf hinzuweisen, dass das übermittelte Dokument nicht bearbeitbar war. Eine Eingangsfiktion enthält Abs. 3 nicht. Dies hat erhebliche Auswirkungen für die Fristwahrung.

Gem. § 37 Abs. 2, 3 (L)VwVfG bzw. § 33 Abs. 2, 3 SGB X ergehen Verwaltungsakte grundsätzlich formfrei. Die elektronische Form ist explizit zulässig. Aufgrund der „Flüchtigkeit“ einer elektronischen Form, hat der Bürger allerdings das Recht auf eine schriftliche Bestätigung des elektronischen Verwaltungsakts. Grundsätzlich kann aber auch die Behörde dem Bürger ohne Weiteres Verwaltungsakte elektronisch – bspw. per E-Mail – übermitteln. Voraussetzung ist aber auch in diese Richtung gem. § 3a Abs. 1 (L)VwVfG bzw. § 36a Abs. 1 SGB X die Zugangseröffnung durch den Bürger. Siehe dazu bereits hier.

Konkludente Zugangseröffnung

Eine große „Gefahr“ für die Behörde besteht darin, dass möglicherweise konkludent ein elektronischer Übermittlungsweg eröffnet wurde. Dies kann bspw. durch Angabe des Übermittlungswegs in der Rechtsbehelfsbelehrung, insbesondere aber auch im Briefkopf oder der Homepage, geschehen. Zur E-Mail: siehe hier.

Ferner ist davon auszugehen, dass die Einrichtung eines besonderen elektronischen Behördenpostfachs (beBPo) stets eine mindestens konkludente Eröffnung dieses Zugangs auch für den Bürger beinhaltet, weil die Behörde mit der Einrichtung in den Verzeichnisdiensten für EGVP (bei Nutzung durch den Bürger usw.) und für das besondere elektronische Anwaltspostfach (beA) sichtbar ist.

Das beBPo einer Behörde kann deshalb stets für die Antragstellung oder die Widerspruchseinlegung durch Bürgerinnen und Bürger, sowie Rechtsanwältinnen und Rechtsanwälte genutzt werden.

Beim Bürger sind deutlich strengere Anforderungen an eine konkludente Zugangseröffnung zu stellen, als bei Behörden, weil nur Behörden durch die eGovG zur Eröffnung elektronischer Zugänge verpflichtet sind.

Es genügt die konkludente Eröffnung des elektronischen Übermittlungswegs; diese kann auch darin liegen, dass ein Übermittlungsweg vorbehaltslos genutzt wird.

Siehe zur konkludenten Zugangseröffnung durch Briefkopf auch Gerichtsbescheid des VG Kassel vom 5.3.2020 – 3 K 1008/18.KS –> hier.

Dateiformate

Anders als im elektronischen Rechtsverkehr mit der Justiz gilt nicht die ERVV mit der Beschränkung der zugelassenen Dateiformate insbesondere auf PDF.

Kommt eine Behörde mit einem Dateiformat aus technischen Gründen nicht zurecht, hat sie dies gem. § 3a Abs. 3 (L)VwVfG bzw. § 36a Abs. 3 SGB I dem Absender unter Angabe der für sie geltenden technischen Rahmenbedingungen unverzüglich mitzuteilen. Aufgrund des Amtsermittlungsprinzips ist jedoch von der Behörde grundsätzlich zu erwarten, mit Standarddateiformaten, die unter IT-Sicherheitsgesichtspunkten keine besondere Risiken aufwerfen, umgehen zu können. Eine darüber hinaus gehende Beschränkung dürfte unter rechtsstaatlichen Gesichtspunkten ohne gesetzliche Grundlage kaum möglich sein.

Im elektronischen Rechtsverkehr mit den Behörden gibt es grundsätzlich keine Beschränkung des Dateiformats. Nur auf atypische oder besonders unsichere Dateiformate muss die Behörde nicht vorbereitet sein.

Rechtsstand ab 1.1.2024 – Schriftformwahrung

Die Änderung des § 3a Abs. 3 (L)VwVfG bzw. des § 36a Abs. 2a SGB I zum 1.1.2024 macht es möglich, dass im elektronischen Posteingang der Behörde die Schriftform auch ersetzt werden kann, wenn ein sicherer Übermittlungsweg im Sinne des § 65a Abs. 4 SGG genutzt wird (also bspw. das beA eines Rechtsanwalts). Das Verwaltungsverfahren wird daher dem gerichtlichen Prozessrecht angeglichen.

Trotz des teilweise abweichenden Wortlauts gelten die gleichen Voraussetzungen wie im Prozessrecht:

Nutzung des sicheren Übermittlungswegs (bspw. beA, eBO etc.),

Übermittlung durch den Postfachinhaber selbst (bspw. beim beA die Rechtsanwältin/der Rechtsanwalt – nicht das Sekretariat),

einfache Signatur unter dem Schriftsatz (i.d.R. der maschinenschriftliche Name der verantwortenden Person, die wiederum mit dem Postfachinhaber identisch sein muss).

Im elektronischen Postausgang können ab 1.1.2024 schriftformbedürftige Verwaltungsakte auch unter Nutzung eines qualifizierten elektronischen Siegels einer Behörde erlassen werden. Der auf der Hand liegende Vorteil besteht darin, dass nur ein qualifiziertes elektronisches Siegel für die gesamte Behörde beschafft werden muss, das einer beliebigen Anzahl von Mitarbeitern zur Verfügung gestellt wird. Dies war bei der personenbezogenen qualifizierten elektronischen Signatur nicht möglich – jeder Mitarbeiter brauchte seine eigene qualifizierte elektronische Signatur.

Dadurch ist zwar zukünftig im Posteingang das Prozessrecht der Gerichte und das Verfahrensrecht der Behörden harmonisiert. Ferner ist der elektronische Postausgang der Behörden erleichtert. Es entsteht aber eine neue Friktion zu § 371a Abs. 1 ZPO, weil Dokumenteneingänge aus einem sicheren Übermittlungsweg beweisrechtlich nicht einer Urkunde gleichgestellt werden.

Rechtsstand bis 31.12.2023: Qualifizierte elektronische Signaturen

Da § 3a Abs. 2 (L)VwVfG bzw. § 36a Abs. 2 SGB I keine dem § 130a Abs. 3 ZPO entsprechende Regelung aufweisen und eine Rechtsverordnung gem. § 3a Abs. 2 Nr. 4 (L)VwVfG bzw. § 36a Abs. 2 Nr. 4 SGB I nicht erlassen wurde, muss auch bei Nutzung des beA zum Ersatz der Schriftform das Dokument qualifiziert elektronisch signiert werden. Dies gilt insbesondere für die schriftformbedürftige Einlegung des Widerspruchs.

Auch bei Nutzung des beA ist im elektronischen Rechtsverkehr mit Behörden zur Schriftformwahrung eine qualifizierte elektronische Signatur erforderlich.

Mangels Geltung der ERVV sind allerdings alle technischen Arten qualifizierter elektronischer Signatur zulässig; auch die beim ERV mit der Justiz unzulässige Containersignatur oder enveloping Signatur. Ratsam ist allerdings auch hier die Nutzung einer detached oder Inline-Signatur, weil diese unmittelbar zum übermittelten Dokument angebracht werden.

Der Verzicht auf eine qualifizierte elektronische Signatur ist insbesondere dann zulässig, wenn eine absenderauthentifizierte De-Mail für die Übermittlung genutzt wird.

Denkbar sind alle elektronischen Übermittlungswege. Eine gesetzliche Beschränkung enthält § 3a Abs. 1 (L)VwVfG bzw. § 36a Abs. 1 SGB I im Gegensatz zu § 130a Abs. 3, 4 ZPO nicht. Entscheidend ist nur, ob der Übermittlungsweg durch Widmung eröffnet wurde. Mit der Verwaltung ist also grundsätzlich auch der elektronische Rechtsverkehr mittels E-Mail denkbar – allerdings ist hier bei der Nutzung stets an den Datenschutz zu denken. Siehe zum elektronischen Rechtsverkehr mittels E-Mail auch Gerichtsbescheid des VG Kassel vom 5.3.2020 – 3 K 1008/18.KS –> hier.

Der elektronische Rechtsverkehr mit Behörde mittels E-Mail ist zulässig, wenn die Behörde diesen Zugang eröffnet hat. Zur Schriftformwahrung aber immer mit qualifizierter elektronischer Signatur.

Empfangsbekenntnisse

Das elektronische Empfangsbekenntnis (eEB) ist im gerichtlichen Prozessrecht (§ 174 Abs. 3, 4 ZPO) geregelt. Entsprechend kennt das Verwaltungsverfahrensrecht kein eEB.

Rechtsbehelfsbelehrung

Die Eröffnung eines elektronischen Zugangs hat auch Auswirkungen auf die Rechtsbehelfsbelehrung.