Im Prozessrecht der Gerichte dient die De-Mail als sog. sicherer Übermittlungsweg gem. § 130a Abs. 4 Nr. 1 ZPO. Sie hat vor allem dort eine herausgehobene Bedeutung, wo ein erheblicher Anteil der „professionellen Verfahrensbeteiligten“ aus den prozessvertretenden Verbänden und Gewerkschaften nicht über eine Rechtsanwaltszulassung und damit auch nicht über ein besonderes elektronisches Anwaltspostfach (beA) verfügen. Dies betrifft vor allem die Arbeits- und die Sozialgerichtsbarkeit. Die Prüfung der Form- und Fristanforderungen stellt in den Gerichten aber teilweise noch eine Herausforderung dar.
Der seit 2012 verfügbare Kommunikationsdienst De-Mail ist ein Verfahren zum Austausch von Nachrichten, das anders als das in der Justiz – sonst aber praktisch nirgendwo – verbreitete Elektronische Gerichts- und Verwaltungspostfach (EGVP) auf E-Mail – Protokollen beruht. Im Gegensatz zu klassischen E-Mails wird die De-Mail auf der Übertragungsstrecke zwischen dem De-Mail – Provider des Absenders und dem des Empfängers verschlüsselt übertragen. In der Vergangenheit war die De-Mail als „gesicherte Kommunikation“ in der Kritik; dennoch hat der Gesetzgeber sie in den Kreis der sog. „sicheren Übermittlungswege“ gem. § 130a Abs. 4 ZPO aufgenommen.
1. Inhalt einer De-Mail
Das elektronische Dokument kann sowohl eine Anlage der De-Mail, aber auch der Nachrichtentext der De-Mail selbst sein. Eine qualifizierte elektronische Signatur ist nicht erforderlich, sofern die verantwortende Person (bspw. der Rechtsanwalt) den Versand selbst vornimmt. Andernfalls wäre eine qualifizierte elektronische Signatur der verantwortenden Person anzubringen.
Für die De-Mail gelten dieselben Formvoraussetzungen, wie sie bei Nutzung des beA einzuhalten sind (PDF als reguläres Dateiformat, einfache Signatur etc.). Dementsprechend ist zur Formwahrung und auch rein praktisch der Inhalt als (PDF-) Anlage der De-Mail zu versenden.
Alle relevanten Informationen sollten auch bei der De-Mail als Anlage versandt werden. Es gilt die ERVV.
Zu beachten ist aber, dass bei Nutzung des beA (eigentlich) auch ein elektronisches Empfangsbekenntnis (eEB) zurückgeschickt werden müsste. Im Gegensatz zum beA-Webclient verfügen aber die Webclients der De-Mail-Anbieter nicht über eine solche Funktion. Entsprechend muss hierfür eine andere Software eingesetzt werden – oder entgegen des gesetzlich (aber sanktionslos) vorgesehenen Formzwangs der Empfang formlos bestätigt werden.
Der Empfang und der Versand von De-Mail – Nachrichten erfolgt über das EGVP-Postfach des Gerichts. Die Gerichte verfügen über keine eigenen De-Mail – Postfächer. Vielmehr werden durch ein sog. Gateway die EGVP-Infrastruktur und die De-Mail – Infrastruktur gekoppelt.
De-Mail – Nachrichten können an eine eigene Gerichtsadresse geschickt werden, die aus der safe-ID („EGVP-ID“) des Gerichts gebildet wird; bspw.
safe-sp1-12345678904711-12345670815@egvp.de-mail.de
Auf Groß- und Kleinschreibung ist hierbei zu achten. Andernfalls kommt eine Zustellung technisch nicht zustande.
2. Transfervermerk und Prüfprotokolle bei der De-Mail
Im EGVP-Prüfprotokoll und im Transfervermerk ist erkennbar, dass die EGVP-Nachricht der Übermittelung einer De-Mail dient. Unter der Spalte „Informationen zum Übermittlungsweg“ kann der Hinweis entnommen werden:
Die Nachricht wurde von einem De-Mail-Dienst versandt.
Auf dem Server des De-Mail – Dienstleisters der Justiz wird die Umwandlung der De-Mail in eine EGVP-Nachricht vorgenommen. Die EGVP-Nachricht enthält die De-Mail als Anhang im .eml-Format. Die Anlagen der De-Mail werden zudem als Anlagen der EGVP-Nachricht übernommen. Der Nachrichtentext der De-Mail wird in den Nachrichtentext der EGVP-Nachricht übernommen. Im Ergebnis liegt die De-Mail daher bei Eingang im Gericht doppelt vor; einmal unverändert als .eml-Datei und einmal ihre „Einzelteile“ als „Emulation“ in eine EGVP-Nachricht.
3. Form und Fristprüfung bei der De-Mail
Ein sicherer Übermittlungsweg im Sinne des § 130a Abs. 4 Nr. 1 ZPO ist die De-Mail nur, wenn sie als sog. absenderauthentifizierte De-Mail gem. § 4 f. De-MailG versandt wurde und der Absender sicher angemeldet war.
a. Prüfung von Absenderauthentifizierung und sicherer Anmeldung
Die Absenderauthentifizierung stellt in der Praxis eine gute getarnte Falle für den Einsender dar. Die „einfache“ und die „absenderauthentifizierte“ De-Mail unterscheiden sich insbesondere im Porto. Die absenderauthentifizierte De-Mail ist deutlich teurer (ca. 0,70 € je nach Anbieter und Vertrag). Wurde die De-Mail nicht absenderauthentifiziert versandt, fällt zunächst ins Auge, dass das De-Mail – Prüfprotokoll fehlt. Die fehlende Absenderauthentifizierung lässt sich aber auch in der mit der per EGVP eingegangenen De-Mail – „.eml-Datei“ feststellen. Diese „.eml-Datei“ kann in einem E-Mail – Programm (bspw. Microsoft Outlook) geöffnet werden. Unter den Eigenschaften der Mail lässt sich sodann – allerdings verhältnismäßig umständlich – der sog. X-Header der Mail darstellen. Der Eintrag X-de-mail-auth-level enthält hier den Eintrag „high“, sofern der Absender sicher angemeldet war; der Eintrag x-de-mail-authoritative zeigt „yes“, wenn es sich um eine absenderbestätigte De-Mail handelte. Die Justiz verwendet zur Prüfung Checklisten.
Sind diese Voraussetzungen erfüllt, handelt es sich bei der De-Mail um einen sicheren Übermittlungsweg, so dass auf die Anbringung einer qualifizierten elektronischen Signatur verzichtet werden kann (nicht muss).
Dies gilt selbstverständlich für natürliche Personen. Das De-MailG sieht aber auch De-Mail-Adressen für juristische Personen vor. Folgerichtig können daher auch die befugten Personen innerhalb der juristischen Person auf eine qualifizierte elektronische Signatur verzichten, wenn die o.g. Anforderungen eingehalten sind. Entsprechend des besonderen elektronischen Behördenpostfachs (beBPo) haben juristische Personen lediglich sicherzustellen, dass sich nur befugte Personen sicher anmelden können. Erklärungen unbefugter Personen wären aber ggf. nach den Grundsätzen der Rechtsscheinsvollmacht formgerecht (Greger in: Zöller, Zivilprozessordnung, 32. Aufl. 2018, § 130a ZPO, Rn. 10).
b. Fristprüfung bei der De-Mail
Für die Wahrung einer Frist (bspw. der Klage- oder Rechtsmittelfrist) kommt es für elektronische Posteingänge grundsätzlich auf den Eingang des Dokuments auf dem EGVP-Intermediär an. Hierbei handelt es sich um einen nicht im jeweiligen Gericht befindlichen Server, sondern um eine zentrale Infrastrukturkomponente. Es ist insbesondere unerheblich, welches Datum sich aus dem gerichtlichen Eingangsstempel ergibt (der freilich grundsätzlich das richtige Datum abbilden müsste), ebenso wie der Zeitpunkt der Signatur oder der Zeitpunkt der Erstellung des Transfervermerks (die letzten beiden Zeitpunkte könnten in die Irre führen, weil sie ebenfalls auf dem Transfervermerk abgedruckt sein können). Der Empfang und der Versand von De-Mail – Nachrichten erfolgt im letzten Schritt ebenfalls über das EGVP-Postfach des Gerichts. Hierzu wird jedoch das Gateway zur Kopplung der EGVP-Infrastruktur und der De-Mail – Infrastruktur zwischengeschaltet. Es kommt deshalb bei Eingängen per De-Mail zur Wahrung der Frist ausschließlich darauf an, wann die Nachricht auf dem Gateway eingetroffen ist, weil dieses der Infrastruktur der Justiz zuzurechnen ist. Dieses Datum lässt sich (ausschließlich) dem De-Mail-Prüfprotokoll – nicht dem (EGVP-)Prüfprotokoll „inspectionsheet.html“ – entnehmen.
4. Praxistipp für Prozessvertreter
Lassen Sie sich vom Gericht das De-Mail – Prüfprotokoll übersenden, wenn es auf die Eingangsfrist ankommt. Das De-Mail – Prüfprotokoll wird nur bei absenderauthentifizierten De-Mails erstellt und enthält das für die Fristwahrung wesentliche Datum. Mithin lassen sich die wesentlichen Form- und Fristfragen dem De-Mail – Prüfprotokoll entnehmen.
