VG Kassel: Nur weil eine E-Mail-Adresse angegeben ist, darf diese nicht auch genutzt werden

Gem. § 3a Abs. 1 VwVfG (für das Sozialrecht § 36a Abs. 1 SGB I) ist die Übermittlung elektronischer Dokumente zulässig, soweit der Empfänger hierfür einen Zugang eröffnet. Wann der elektronische Weg die Schriftform wahrt, ist in Abs. 2 geregelt. Neben der De-Mail ist – im Gegensatz zum gerichtlichen Verfahren – auch die Nutzung einfacher E-Mails mit qualifizierter elektronischer Signatur denkbar. Fraglich ist nun, wann die Behörde hierfür einen Zugang eröffnet. Unstreitig ist ein Zugang eröffnet, wenn die Behörde dies explizit tut; allerdings kann der Zugang auch konkludent eröffnet werden. Mit der Frage einer konkludenten Zugangseröffnung hatte sich nun das VG Kassel (Gerichtsbescheid vom 5.3.2020 – 3 K 1008/18.KS) zu befassen.

Wesentliche Entscheidungsgründe

Ausgangspunkt des Rechtsstreits des VG Kassel war nicht die Fristwahrung durch den Widerspruch selbst, sondern vielmehr die Frage, ob die behördliche Rechtsbehelfsbelehrung richtig war. Hier war insbesondere streitig, ob die Behörde auch auf die Möglichkeit, den Widerspruch durch E-Mail mit qualifizierter elektronischer Signatur (qeS) einzulegen, hätte hinweisen müssen. Dies wäre dann der Fall, wenn die Behörde den elektronischen Zugang mittels E-Mail eröffnet hätte.

–> Der Inhalt der Rechtsbehelfsbelehrungen ist ohnehin streitig: Siehe hier.

Im vorliegenden Fall hatte die Behörde hatte die Behörde auf ihren Briefköpfen jeweils die postalische Anschrift der Behörde, die Telefonnummer und die E-Mail-Adresse des jeweiligen Sachbearbeiters abgedruck.

Das VG Kassel ließ dies nicht genügen:

„Denn die Beklagte hat den Zugang für eine elektronische Widerspruchseinlegung zum Zeitpunkt des Erlasses des Verwaltungsaktes weder ausdrücklich noch konkludent eröffnet und war daher auch nicht verpflichtet, auf diese Möglichkeit hinzuweisen. Zwar hat die Hessische Lehrkräfteakademie den Zugang für die allgemeine Kommunikation mit dem Bürger in Gestalt der elektronischen Übermittlung von Dokumenten i.S.v. § 3a Abs. 1 HVwVfG konkludent dadurch eröffnet, dass die Behörde einerseits über die technischen Voraussetzungen für die Versendung und den Empfang von E-Mail-Verkehren verfügt und andererseits auf den Briefköpfen der Behörde durchgängig die E-Mail-Adressen der jeweiligen Sachbearbeiter – neben den üblichen postalischen Adressen – angegeben sind. So ist auch in dem streitgegenständlichen Bescheid vom 10.05.2017 die Adresse der Sachbearbeiterin neben den sonst üblichen Angaben wie Telefon- und Telefaxnummer verzeichnet.

: Aus der Angabe der elektronischen Anschrift des Sachbearbeiters allein kann jedoch noch nicht geschlossen werden, dass damit konkludent die elektronische Kommunikation gem. § 3a Abs. 2 HVwVfG für den Empfang von Dokumenten mit qualifizierter elektronischer Signatur und damit für die Einlegung von Rechtsbehelfen eröffnet werden sollte. Da etwaige Rechtsbehelfe sich gegen die Behörde richten müssen, die den Bescheid erlassen hat, ist die Annahme nicht gerechtfertigt, mit der bloßen Angabe der elektronischen Anschrift der Sachbearbeiterin bzw. des Sachbearbeiters sei zugleich vollumfänglich der Rechtsverkehr, insbesondere soweit er die Einlegung von Rechtsbehelfen betrifft, eröffnet worden. Ebenso wenig wie aus der Angabe der Telefonnummer der Sachbearbeiterin darauf geschlossen werden kann, dass ein förmlicher Rechtsbehelf auf telefonischem Wege erhoben werden könnte, ist dies bei der Angabe der Kommunikationsadresse für E-Mails der Fall. Auch ist das Schreiben so gestaltet, dass die Angabe der E-Mail-Adresse im Kopf des Schreibens (wie die übrigen Kommunikationsdaten) erfolgt ist, also deutlich abgesetzt von der Rechtsbehelfsbelehrung, sodass auch insoweit keine Rückschlüsse auf die Möglichkeit einer elektronischen Einlegung des Widerspruchs gerechtfertigt waren. Soweit sich die Klägerin zum Beleg für ihre Auffassung, dass schon mit dem bloßen Eröffnen eines E-Mail-Zugangs auch der qualifizierte elektronische Rechtsverkehr, also auch die Möglichkeit zum Empfang von Dokumenten i.S.v. § 3a Abs. 2 HVwVfG eröffnet sei, auf die Gesetzesbegründung zum Gesetz zur Förderung der elektronischen Verwaltung (BT-Druck 17/11473, S. 33) bezieht, betreffen diese Ausführungen allerdings nur die Eröffnung der elektronischen Kommunikation i.S.v. § 3a Abs. 1 HVwVfG, also der schlichten Kommunikation per E-Mail.

: Weiterhin enthält der Bescheid vom 10.05.2017 im Übrigen keine Angaben zu der Möglichkeit der Einlegung eines Widerspruchs auf elektronische Art und Weise. Die Hessische Lehrkräfteakademie hat auch sonst in keiner Weise erkennen lassen, dass sie bereit ist, Rechtsbehelfe im Wege der elektronischen Kommunikation entgegenzunehmen. In diesem Sinne hat die Beklagte unwiderlegt vorgetragen, dass zum Zeitpunkt des Erlasses des angegriffenen Bescheides weder auf der Homepage der Hessischen Lehrkräfteakademie oder in anderer Weise entsprechende Hinweise hinterlegt waren.„

Anmerkung

Die sehr behördenfreundliche Entscheidung des VG Kassel überzeugt rechtlich nicht. Die Voraussetzungen des § 3a Abs. 1 (H)VwVfG bzw. § 36a Abs. 1 SGB X sind durch die Angabe einer E-Mail-Adresse im Briefkopf erfüllt. Hätte die Behörde hierdurch den Zugang nicht eröffnen wollen, wäre ein ausdrücklicher Disclaimer bezüglich der E-Mail-Nutzung erforderlich gewesen, idealerweise in unmittelbarer räumlicher Nähe zu der Angabe der E-Mail-Adresse, mindestens aber in der Rechtsmittelbelehrung („Eine rechtsverbindliche Kommunikation mittels E-Mail ist nicht zugelassen.„).

Vorliegend war der Zugang durch die Behörde eröffnet. Ein elektronischer Zugang ist die Bereitstellung der technischen Empfangseinrichtung. Das E-Mail-Postfach des Sachbearbeiter stellt eine solche Empfangseinrichtung dar.

Die Eröffnung des Zugangs erfolgt durch Widmung. Hierunter ist die Signalisierung der Bereitschaft und Fähigkeit zur elektronischen Kommunikation gegenüber dem (potentiellen) Kommunikationspartner zu verstehen – ausdrücklich oder konkludent. Die explizite Angabe des Kommunikationswegs im Briefkopf signalisiert genau diese Bereitschaft; eher sogar ausdrücklich als konkludent, jedenfalls wenn sie nicht ebenso explizit wieder eingeschränkt wird.

Wenig überzeugend ist der Vergleich mit der Telefonnummer im Briefkopf. Dass eine Telefonnummer kein elektronischer Zugang i.S.d. § 3a Abs. 1 VwVfG ist, dürfte offensichtlich sein. Ein Anruf wahrt daher die Schriftform unter keinen Umständen.

Nicht abwegig dagegen ist der Hinweis auf die Verpflichtungen der Behörden aus den eGovernment-Gesetzen des Bundes und der Länder. Je strenger dort die Verpflichtung zur Zugangseröffnung ist, desto leichter dürfte anzunehmen sein, dass die Behörde einen Zugang konkludent eröffnet – schon alleine um ihren Pflichten nachzukommen.

Folgen für die Praxis

In der Praxis ist zu raten, in Briefköpfen bereits keine persönlichen E-Mail-Adressen von Sachbearbeitern, sondern maximal Funktionspostfächer anzugeben, die auch den Vertretungsfall ausreichend abbilden.

Soll eine rechtsverbindliche Kommunikation mittels E-Mail nicht stattfinden, wofür im Übrigen ja auch gute Gründe des Datenschutzes und der IT-Sicherheits sprechen können, lässt sich die Zugangseröffnung durch einen ausdrücklichen, einfach verständlichen Disclaimer verhindern. Es ist zu empfehlen, unmittelbar in räumlicher Nähe zu der E-Mail-Adresse auf dem Briefkopf zu formulieren, dass diese für Rechtsbehelfe oder allgemein für eine rechtsverbindliche Kommunikation nicht zugelassen wird.

Überblick:

Neue Rechtsbehelfsbelehrungen zum 1. Januar 2018 (oder 1. Dezember 2017)

Müller, eJustice-Praxishandbuch, 4. Aufl. 2019, S. 83; ders., Checklisten zum elektronischen Rechtsverkehr für die Justiz, 2018; ders. NZS 2015, 896.

Rechtsprechungsübersicht zu Rechtsbehelfsbelehrungen: