Aufgabe der öffentlich-rechtlichen Fachgerichte ist schwerpunktmäßig die Überprüfung der Rechtmäßigkeit des Verwaltungshandelns einer Behörde. Wesentliches (Beweis-)Mittel hierbei ist die regelmäßig vom Gericht beizuziehende behördliche Verwaltungsakte. Rechtsgrundlage für die Anforderung der Behördenakte sind § 104 Sätze 5 und 6 SGG, § 99 VwGO und § 89 FGO. Im Unterschied zu § 104 SGG sehen die Regelungen der anderen öffentlich-rechtlichen Gerichtsbarkeiten jedoch nicht die Möglichkeit vor, anstelle der Originalverwaltungsakte lediglich eine beglaubigte Abschrift vorzulegen. Die Begriffe sind bei elektronischer Aktenführung zwar ohnehin anachronistisch. Sie sind aber wie folgt zu übersetzen: Wird die Akte in Papierform geführt, ist auch die papierene Akte das Original. Wird die Akte aber in elektronischer Form durch die Verwaltung geführt, sind das Original die elektronischen Dateien in der Form, wie sie in der Behörde genutzt werden. Fraglich ist jedoch, wie diese Akte in das Gericht kommt.
- Exportierbarkeit elektronischer Behördenakten
Die Behörde führt ihre elektronische Akte regelmäßig nicht in Form einer Ansammlung von Scans und elektronischen Dokumenten, sondern strukturiert und koordiniert die Aktenbestandteile durch ein Fachverfahren. Dieses Fachverfahren steht den Gerichten natürlich nicht zur Verfügung. Die Behörde muss daher Sorge dafür tragen, dass die elektronische Akte in einer Art und Weise exportierbar ist, die sicherstellt, dass keine Akteninhalte verloren gehen oder verborgen bleiben. Das Mittel der Wahl ist mithin der Export sämtlicher Aktenbestandteile in ein für Dritte auslesbares Dateiformat. Der Begriff des „Originals“ passt freilich schon jetzt nicht mehr.
- xJustiz als Aktenaustausch-Standard
Den Aktenaustausch erleichtern Standards. Etabliert hat sich hierbei insbesondere der sog. xJustiz-Standard. XJustiz ist Bestandteil der organisatorisch-technischen Leitlinien für den elektronischen Rechtsverkehr mit den Gerichten und Staatsanwaltschaften (OT-Leit-ERV), die von der Arbeitsgruppe „IT-Standards in der Justiz“ der Bund-Länder-Kommission für Informationstechnik in der Justiz (BLK) entwickelt und bereits seit 2005 für den Echtbetrieb freigegeben wurden. Es handelt sich dabei um einen Datensatz, der grundlegende Festlegungen für den Austausch strukturierter Daten zwischen den Prozessbeteiligten und den Gerichten enthält.
Der xJustiz-Datensatz dient dem elektronischen Rechtsverkehr insgesamt, also auch kleinteiligen Übersendungen, wie einzelnen Schriftsätzen oder dem elektronischen Empfangsbekenntnis (eEB). Er kann aber vor allem auch zur Strukturierung ganzer Akten eingesetzt werden; hierzu enthält er einen einheitlichen Strukturdatensatz „Schriftgutobjekte“. Der genaue Aufbau der xJustiz – XML-Schemata und ihrer fest definierten Datenfelder kann für die jeweils aktuellen Versionen im Internet eingesehen werden. Dort wird auch über Veränderungen im Aufbau informiert.
- Dateiformat
Die Vorlage der Verwaltungsakten erfolgt nicht lediglich in Form einer Anlage zu einem (vorbereitenden) Schriftsatz. Dies hat Auswirkungen auf das Dateiformat: Siehe dazu bereits –> hier.
- Art und Weise der Vorlage bei Gericht
Nach den oben dargestellten Ausführungen ergibt sich zwanglos die Art und Weise der Vorlage der elektronischen Verwaltungsakte bei Gericht: Für das sozialgerichtliche Verfahren hat grundsätzlich hat zunächst die Behörde das Wahlrecht, ob sie eine Abschrift, insbesondere einen Ausdruck der Akte, zu Verfügung stellt oder das elektronische „Original“. Im verwaltungsgerichtlichen Verfahren ist stets die Vorlage des „Originals“ vorgesehen.
(1). Vorlage des „Originals“
Das „Original“ sind bei elektronischer Aktenführung stets elektronische Dokumente in ihrem ursprünglichen Dateiformat. Sofern der elektronische Rechtsverkehr eröffnet ist und die Behörde hieran teilnimmt, erfolgt die Übermittlung der elektronischen Verwaltungsakte regelmäßig auf den zugelassenen elektronischen Übermittlungswegen; bei Behörden also EGVP, beBPo oder der De-Mail. Namentlich die De-Mail wird freilich selten zur Übermittlung von Akten geeignet sein, weil das maximale Übermittlungsvolumen auf gerade einmal 10 MB je Nachricht beschränkt ist. Selbst bei mehrfachem „Split“ einer Verwaltungsakte, wäre dies jedenfalls ein mühseliges, vor allem aber (wegen des De-Mail – „Portos“) ein teures Unterfangen. Auch bei den Übermittlungswegen EGVP und beBPo bildet die Dateigröße (derzeit) noch ein Nadelöhr. Die Dateigrößenbegrenzungen sind aber bereits geplant in Auflösung; im Übrigen kommen einige Justizfachverfahren (bspw. EUREKA-Fach) erstaunlich gut mit in „Paketen“ übersandten Aktenteilen zurecht; sie können in der Ansicht für den juristischen Bearbeiter wieder im Zusammenhang dargestellt werden:
(2). Vorlage der „Abschrift“
Ist das „Original“ aufgrund der Dateitypen aus denen es besteht oder seiner Einbettung in ein Fachverfahren nicht exportierbar, wird man dies von der Behörde auch nicht verlangen können – es gilt der allgemeine Rechtsgrundsatz, dass ein Anspruch auf Unmögliches nicht besteht.
Gem. § 104 SGG ist für die Sozialgerichtsbarkeit das Gericht grundsätzlich darauf verweisbar nur die „Abschrift“ fordern, wobei diese auch eine elektronische Abschrift, praktisch zumeist ein Export in PDF, sein kann. In welcher Form, also elektronisch oder als Papier, die Behörde die Abschrift übermittelt, steht dann aber im (pflichtgemäßen) Ermessen der Behörde, das lediglich dahin gehend eingeschränkt ist, dass durch die Form der Vorlage nicht die Rechtsverfolgung durch den Gegner erschwert werden darf.
Für die Verwaltungsgerichtsbarkeit und die Finanzgerichtsbarkeit wird das Dilemma nur lösbar sein, in dem sich das Gericht entgegen des Verfahrensrechts ebenfalls mit der „Abschrift“ zufrieden gibt. Evtl. Fragen hinsichtlich der Vollständigkeit oder Integrität der Akte sind ohnehin nach den üblichen Beweisregeln lösbar.
(3). Kein „Anspruch auf Papier“
Das Gericht hat jedenfalls keinen Anspruch mehr auf Vorlage einer Papierverwaltungsakte –> siehe bereits hier.
(4). „Vorlage“ bedeutet nicht „Download“
§ 99 VwGO und § 89 FGO verlangen die „Vorlage“ der Verwaltungsakte, § 104 S. 5 SGG die „Übersendung“. Schon begrifflich muss also die Aktivität, das „Vorlegen“ auf Seiten der beklagten Behörde gesehen werden. Sie ist der Einreicher der Behördenakte.
Das Gericht kann daher nicht darauf verwiesen werden, dass es sich die Akte selbst bspw. über Download-Portale oder Cloud-Lösungen beschafft. Hierfür spricht, dass eine Download-Obliegenheit bei der Menge an Neuklagen in erster Instanz einen erheblichen Mehraufwand – möglicherweise sogar Schulungsaufwand – in den Poststellen der Gerichte generieren würde: Oftmals werden die Zugangsdaten gesondert übermittelt (fast schon skurril die Übermittlung der Zugangsdaten per Telefax – verbunden mit mühsamen Abtippen schwer lesbarer URLs und Passwörter).
Zudem lässt die besonders sichere IT-Infrastruktur in den Gerichten mit teilweise sehr abgeschotteten Internet-Zugängen oftmals einen Zugriff auf ein Download-Portal gar nicht zu. Wenn derartige Portale im Übrigen nicht barrierefrei sind, wäre dies sowohl generell als auch ganz praktisch im Einzelfall in den oft personell gering besetzten gerichtlichen Poststellen ein erhebliches Problem. Dies ganz abgesehen von den natürlich ebenfalls zu hinterfragenden Angreifbarkeit solcher im Internet ansprechbarer Portale für Hacker.
Dem elektronischen Zugang zu den Gerichten dienen daher ausschließlich die zugelassenen Übermittlungswege des elektronischen Rechtsverkehrs gem. § 4 Abs. 1 ERVV: „Vorlage“ bedeutet deshalb „Übersendung“ auf einem zugelassenen Übermittlungsweg – gerade nicht Download.
Zum Elektronischen Rechtsverkehr mit Behörden, siehe im Übrigen –> hier.
Zu Rechtsfragen rund um die elektronische Aktenführung von Behörden, siehe –> hier.
