ERVB-konforme PDF-Dateiformate erstellen

Zulässiges Dateiformat für formbedürftige Schriftsätze im elektronischen Rechtsverkehrs ist gem. § 2 Abs. 1 ERVV grundsätzlich eine druckbare, kopierbare und, soweit technisch möglich, durchsuchbare PDF-Datei. Zusätzliche Beschränkungen ergeben sich aber aus den Bekanntmachungen der Bundesregierung gem. § 5 Abs. 1 Nr. 1 ERVV. Diese sind unter www.justiz.de einsehbar.

  1. Rechtliche Grundlagen

Die ERVB 2018 (Bekanntmachung zum elektronischen Rechtsverkehr gem. § 5 ERVV) sehen als Dateiversionen für PDF-Einreichungen PDF einschließlich Version 2.0 (also sämtliche ältere Formate), PDF/A-1, PDF/A-2 und PDF/UA vor. Weitere Einschränkungen ergeben sich aus den ERVB 2019:

Hinsichtlich der zulässigen Dateiversionen PDF, insbesondere PDF/A-1, PDF/A-2, PDF/UA, müssen alle für die Darstellung des Dokuments notwendigen Inhalte (insbesondere Grafiken und Schriftarten) in der Datei enthalten sein. Ein Nachladen von Datenströmen aus externen Quellen ist nicht zulässig. Der Dokumenteninhalt muss orts- und systemunabhängig darstellbar sein. Ein Rendering für spezifische Ausgabegeräte ist unzulässig. Die Datei darf kein eingebundenes Objekt enthalten, dessen Darstellung ein externes Anwendungsprogramm oder eine weitere Instanz des PDF-Darstellungsprogramms erfordern würde. Zulässig ist das Einbinden von Inline-Signaturen und Transfervermerken. Die Datei darf keine Aufrufe von ausführbaren Anweisungsfolgen, wie z. B. Scripts, beinhalten, insbesondere darf weder innerhalb von Feldern in Formularen noch an anderer Stelle JavaScript eingebunden sein. Zulässig sind Formularfelder ohne JavaScript. Zulässig sind Hyperlinks, auch wenn sie auf externe Ziele verweisen.

Zusammenfassend ist es also notwendig, dass die PDF-Datei aus sich heraus und alleinstehend verwendbar ist, insbesondere ohne, dass ein Internet-Zugang erforderlich ist. Außerdem dürfen keine weiteren Dateien oder aktiven Inhalte eingebettet sein. Der naheliegende Grund ist die IT-Sicherheit, zudem sind in einzelnen Bundesländern die Internet-Zugänge aus dem Justiz-Netz erheblich beschränkt, so dass ein Nachladen von Inhalten oder Schriftarten teilweise auch technisch nicht möglich wäre.

 

  1. Einhaltung der ERVB 2019 durch Nutzung von PDF/A

Zur Einhaltung der oben genannten Voraussetzungen sollte idealerweise das Format PDF/A genutzt werden. PDF/A ist ein Dateiformat zur Langzeitarchivierung digitaler Dokumente, das von der International Organization for Standardization (ISO) als Unterform des Portable Document Format (PDF) genormt wurde. Die Norm legt fest, wie die Elemente der zugrundeliegenden PDF-Versionen im Hinblick auf die Langzeitarchivierung verwendet werden müssen.

Insbesondere garantiert die PDF/A-Nutzung folgende von den ERVB 2019 geforderten Merkmale:

  • Nicht erlaubt sind Referenzen auf Ressourcen, die nicht in der Datei selbst enthalten sind, das heißt insbesondere, dass alle verwendeten Bilder und Schriftarten (die Begrenzung auf die verwendeten Zeichen ist erlaubt) in der Datei enthalten sein müssen.
  • Die Verwendung von JavaScript oder von Aktionen sind nicht zugelassen, da ihre Ausführung den Inhalt oder die Darstellung des PDFs verändern oder beeinflussen könnten. Audio- oder Videodaten dürfen nicht eingebettet sein.
  • Verschlüsselungen und damit auch teilweises Sperren von Funktionen der Datei wie Drucken und Daten herauskopieren sind untersagt.
  • Die Einbettung von digitalen Signaturen wird unterstützt.
  1. Wie werden PDF/A – Dokumente erstellt?

Bei der Erstellung von Dokumenten  zum Beispiel aus Microsoft Word, kann beim Speichern einfach eine PDF/A – Datei erzeugt werden. Im Dialogfenster „Speichern“ wird als Dateityp „PDF“ ausgewählt; unter dem Feld „Optionen“ kann sodann als „PDF-Option“ PDF/A ausgewählt werden.

Im Adobe Reader ist die PDF/A – Datei an der entsprechenden Kopfzeile erkennbar, die Veränderungen im Dokument verhindern soll:

  1. Überprüfung der Einhaltung der ERVV und ERVB 2018/2019

Die Einhaltung der Voraussetzungen der ERVV und der ERVB 2018/2019 lässt sich im Wesentlichen in den Eigenschaften der übersandten PDF-Datei erkennen. Die Übersicht der Eigenschaften findet sich beim Adobe Reader im Menü „Datei“ –> „Eigenschaften“:

Hier findet sich zunächst ein Hinweis auf die genutzte PDF-Version:

Die Voraussetzungen „druckbar“ und „kopierbar“ aus § 2 Abs. 1 ERVV beziehen sich auf PDF-Sicherheitsmerkmal, die dem Reiter „Sicherheit“ entnommen werden können. Für die Gerichte wäre es insbesondere bei Anlagen auch wichtig (aber nicht notwendig), wenn die Option „Seitenentnahme“ auch zulässig wäre. So können zum Beispiel Verwaltungsvorgänge ohne Probleme gesplittet und für Handakten aufbereitet werden:

Die bei PDF/A obligatorische, im Übrigen aber von den ERVB 2019 geforderte Einbettung von Schriftarten lässt sich im Reiter „Schriften“ überprüfen. Steht hinter der dort angezeigten Schriftart „eingebettet“, bedeutet dies, dass die PDF-Datei die gesamte Schriftart enthält. „Eingebettete Untergruppe“ heißt, dass alle verwendeten Zeichen der Schriftart eingebettet sind. Beides genügt den Anforderungen der ERVB 2019. Nicht ausreichend wäre hingegen, wenn hinter der Schriftart angezeigt wird „Schriftart nicht eingebettet“:

Ob die PDF-Datei texterkannt (OCR) ist und damit die ERVV-Anforderung aus § 2 Abs. 1 ERVV (wirksam ab 1. Juli 2019) „durchsuchbar“ erfüllt, lässt sich letztlich nur anhand eines Funktionstests feststellen. Hierzu wählt man den gesamten Inhalt des PDF-Dokuments aus (Strg+A), kopiert ihn (Strg+C) und fügt ihn in einen Texteditor oder einer Textverarbeitung ein (Strg+V). Zu den Anforderungen an die Texterkennung und denkbare Rechtsfolgen, siehe hier.

Autor: Dr. Henning Müller

Richter am Hessischen Landessozialgericht