Dateiformate für den elektronischen Rechtsverkehr

Das besondere elektronische Anwaltspostfach (beA) startet am 3. September 2018 wieder.  Zunächst besteht nur eine sog. passive Nutzungspflicht gem. § 31a Abs. 6 BRAO. Natürlich kann das beA aber auch sofort wieder zum Senden verwendet werden – auch wenn dies noch freiwillig ist (vgl. § 130d ZPO). Es spricht schon jetzt viel dafür – nicht nur die gesparten Portokosten. Zu beachten sind aber die besonderen Formvorschriften des elektronischen Rechtsverkehrs, die sich gem. § 130a Abs. 2 Satz 2 ZPO aus der bundesweiten Verordnung über den elektronischen Rechtsverkehr (ERVV) ergeben.

Gem. § 2 Abs. 1 ERVV ist das elektronische Dokument in

  • druckbarer,
  • kopierbarer und,
  • soweit technisch möglich, durchsuchbarer Form (d.h. texterkannt),
  • im Dateiformat PDF zu übermitteln.

Wenn bildliche Darstellungen im Dateiformat PDF nicht verlustfrei wiedergegeben werden können, darf das elektronische Dokument zusätzlich im Bild-Dateiformat TIFF übermittelt werden. Die Dateiformate PDF und TIFF müssen den unter www.justiz.de bekanntgemachten Versionen entsprechen. Bis zum 30. Juni 2019 kann von der Texterkennung des Dokuments abgesehen werden.

  1. PDF

Das Portable Document Format (PDF) ist ein plattformunabhängiges Dateiformat für Dateien, das vom Unternehmen Adobe Systems entwickelt und 1993 veröffentlicht wurde. Durch das Format PDF wurde ein Dateiformat für elektronische Schriftstücke bereitgestellt, das unabhängig vom ursprünglichen Anwendungsprogramm, vom Betriebssystem oder von der Hardwareplattform ist und das Dokument auf sämtlichen Plattformen originalgetreu wiedergibt. Insoweit ist PDF herkömmlichen Bürosoftwareformaten überlegen, die bspw. den Zeilen- oder Seitenumbruch vom installierten Druckertreiber abhängig machen.

Neben Text, Bildern und Grafik kann eine PDF-Datei auch Hilfen enthalten, die die Navigation innerhalb des Schriftstückes erleichtern, insbesondere die sog. PDF-Lesezeichen. Diese erlauben in niedrigschwelliger Weise die Übergabe von Metadaten zu den einzelnen in einer PDF-Datei zusammengefassten Seiten oder Dokumente.

  1. „druckbar“

Das Merkmal der „Druckbarkeit“ bezieht sich – ohne, dass die ERVV hierauf explizit Bezug nehmen würde – auf eine PDF-Sicherheitseigenschaft, mit der ein Druck des Inhalts der PDF-Datei mit einem PDF-Anzeigeprogramm ausgeschlossen werden kann. Selbstverständlich sind mit weitergehenden PDF-Bearbeitungsprogrammen oder mithilfe eines bloßen „Screenshots“ faktisch auch „nicht druckbare“ PDF-Dateien ausdruckbar. Gerade diese mühevolle und unter Umständen mit Qualitätsverlusten verbundene Umgehung der Dokumenten-Sicherheitseigenschaft wollte der Verordnungsgeber dem Gericht aber ersparen.

Durch den Richter kann die Einhaltung dieser Formvoraussetzungen in den Eigenschaften der PDF-Datei festgestellt werden oder durch eine Funktionsprüfung (d.h. den Ausdruck der Datei aus dem Anzeigeprogramm). In Fällen der noch führenden Papierakte im Gericht, wird letztlich die Funktionsprüfung natürlich schon die Posteingangsstelle des Gerichts vorgenommen haben, in dem das Dokument für die Gerichtsakte ausgedruckt wurde.

Fraglich ist, inwieweit dieses Formerfordernis bei führenden elektronischen Gerichtsakten in Abwägung zu den möglicherweise betroffenen Grundrechten der Verfahrensbeteiligten tatsächlich zur Voraussetzung gemacht werden kann – schließlich wird der Ausdruck dann kaum mehr regelhaft notwendig sein und wäre deshalb in weiten Teilen ohne Sinn und Zweck.

3. „kopierbar“

  1. Das Merkmal der „Kopierbarkeit“ bezieht sich, wie das Merkmal der „Druckbarkeit“ – und auch insoweit ohne, dass die ERVV hierauf explizit Bezug nehmen würde – auf eine PDF-Sicherheitseigenschaft, mit der die Kopierbarkeit des Inhalts der PDF-Datei mit einem PDF-Anzeigeprogramm ausgeschlossen werden kann.Durch den Richter kann die Einhaltung dieser Formvoraussetzungen in den Eigenschaften der PDF-Datei festgestellt werden oder durch eine Funktionsprüfung (das Kopieren von Teilen der PDF aus dem Anzeigeprogramm).
  2. Daneben ist es förderlich, wenn die PDF-Datei nicht mit einem Kennwortschutz versehen ist, weil dies die gerichtliche Weiterbearbeitung in den Justizfachverfahren ebenfalls hindert.

4. „durchsuchbar“

Der Begriff der „Durchsuchbarkeit“ bezieht sich auf darauf, dass das Dokument in texterkannter Form (OCR) einzureichen ist. Dies ergibt sich aus der Verordnungsbegründung[1] und dem Zweck der Vorschrift. Der Sinn und Zweck ist ausweislich der Verordnungsbegründung, die pragmatische Idee, dass hierdurch die Weiterbearbeitung im Gericht und bei weiteren Verfahrensbeteiligten gefördert wird.

[…] die Anforderungen ermöglichen das barrierefreie elektronische Vorlesen des elektronischen Dokuments für blinde und sehbehinderte Personen und erleichtern die elektronische Weiterverarbeitung durch die Gerichte, Gerichtsvollzieherinnen und Gerichtsvollzieher, Behörden, Rechtsanwältinnen und Rechtsanwälte und weiteren Verfahrensbeteiligten, denen das elektronische Dokument übermittelt wird. […] Ein eingescannter Schriftsatz kann als elektronisches Dokument übermittelt werden, wenn es mit einem Texterkennungsprogramm als OCR-Scan (Optical Character Recognition) erstellt wurde.“ Zudem wird – neben diesem Hinweis aus der Verordnungsbegründung – der Regelfall sein, dass der Schriftsatz mit einem Textverarbeitungsprogramm erstellt wurde, das ein Abspeichern als PDF zulässt.

Die Voraussetzung besteht aber erst ab 1. Juli 2019.

5. Trennung von PKH-Unterlagen und Sachvortrag

Mit Einführung der sicheren Übertragungswege, insbesondere des besonderen elektronischen Anwaltspostfachs, entsteht die Notwendigkeit, in elektronischer Form übersandte Erklärungen und Unterlagen (Schriftsätze, Formularerklärungen, Unterlagen) zu verarbeiten. Folgen insbesondere die Rechtsanwälte dabei nicht dem Rat, ihr diesbezügliches Vorbringen in separaten Dateien zu übersenden, ist dies (auch) für die Gerichte problematisch. Eine separate Übersendung (jedenfalls die Verwendung einzelner Dokumente hierfür) ist aus anwaltlicher Sicht geboten, um einer Übersendung allein dem Prozesskostenhilfeverfahren vorzubehaltender Informationen über die persönlichen Verhältnisse der Mandantschaft an die übrigen Verfahrensbeteiligten vorzubeugen.

6. Signaturerfordernis

Versendet die verantwortende Person über das beA selbst (d.h. ist selbst eingeloggt und drückt den Sende-Button), genügt unter dem Schriftsatz seine einfache Signatur (d.h. der maschinenschriftliche Name oder die eingescannte Unterschrift). Versendet jemand anderes (bspw. das Sekretariat etc.) muss das Dokument auch weiterhin qualifiziert elektronisch signiert werden; auch, wenn es über das beA versandt wird.

Um auf die qualifizierte elektronische Signatur zu verzichten, kann der Rechtsanwalt entweder mit beA-Karte und PIN oder mit beA-Softwarezertifikat des Rechtsanwalts und PIN eingeloggt sein; in beiden Fällen wird der sog. Vertrauenswürdige Herkunftsnachweis (VHN) erzeugt, der ihn als Rechtsanwalt ausweist. Der Empfänger kann dies im Transfervermerk erkennen. Einen Unterschied zwischen der Nutzung der beA-Karte und des Softwarezertifikats gibt es nicht [2]:

Es ist nicht zulässig den eigenen beA-Zugang (Karte+PIN bzw. Softwarezertifikat+PIN) Dritten (anderen Rechtsanwälten, dem Sekretariat etc.) zu überlassen!


Die Gerichte prüfen anhand entsprechender Checklisten, ob die Formanforderungen an elektronische Einreichungen erfüllt sind. In vielen Gerichten haben zwischenzeitlich entsprechende Schulungen stattgefunden haben. Jedenfalls bei Nichtbearbeitbarkeit des Dateiformats hat das Gericht hierauf unverzüglich hinzuweisen.


[1] BR-DS 645/17 S. 12.

[2] Herzlichen Dank an Herrn Rechtsanwalt Twachtmann für die Tests.

Autor: Dr. Henning Müller

Richter am Hessischen Landessozialgericht