beA: Neue Konventionen für Dateinamen

Mit der beA-Version 3.4 ab dem 22. April 2021 werden für elektronische Übersendungen aus dem beA neue Konventionen für die Dateinamen eingeführt. Die BRAK beschreibt die Neuerungen im beA-Sondernewsletter vom 20. April 2021 (https://www.brak.de/zur-rechtspolitik/newsletter/bea-newsletter/2021/sondernewsletter-1-2021-v-20042021/).

Was ist in Dateinamen nicht mehr erlaubt?:

  • Sonderzeichen (außer Umlaute, ß, Unterstrich und Minus) sind nicht erlaubt. Nicht erlaubt (oder bereits von Seiten des Betriebssystems nicht möglich) sind also: ‚ { } ( ) % & @ # $ ~ ! ^ ? * < > . , \ + : = / “ ; [ ] |
  • Leerzeichen sind nicht erlaubt. Als Trennzeichen sind deshalb im Dateinamen Unterstrich oder Minus einzusetzen.
  • Punkte sind nur erlaubt, um den Dateinamen von einer Dateiendung zu trennen (bspw. Klageschrift.pdf). Auch bspw. bei detached Signaturen (sog. „konkatenierte Dateiendungen“, bspw. Klageschrift.pdf.pkcs7).
  • Länge von Dateinamen: Die Datei selbst darf – inklusive Dateiendnung – maximal einen Dateinamen mit 84 Zeichen haben; eine detached Signatur – Datei maximal 90 Zeichen. Im Übrigen gilt für Dateinamen nur eine Soll-Vorschrift gem. § 2 Abs. 2 ERVV (Der Dateiname soll den Inhalt des elektronischen Dokuments schlagwortartig umschreiben und bei der Übermittlung mehrerer elektronischer Dokumente eine logische Nummerierung enthalten.). Der BGH (BGH Beschl. v. 17.3.2020 – VI ZB 99/19) hält (sinnvolle) Dateinamen aber faktisch für verpflichtend aus Gründen der anwaltlichen Sorgfal (siehe dazu auch hier; vgl. zur Postausgangskontrolle im Übrigen: Postausgangskontrolle hier und hier).

Was passiert bei Verstößen gegen die Namenskonvention

Der Versand von Dateien, die sich nicht an die neuen Konventionen halten, verweigert die beA-Webanwendung und wirft eine Fehlermeldung aus. Die Dateien müssen dann vor dem Versenden umbenannt werden.

Rechtlicher Hintergrund

Einige EGVP-Infrastrukturkomponenten beißen sich an Umlauten in Dateinamen übersandter Dokumente die Zähne aus und lassen einen lesbaren Eingang beim Gericht selbst nicht zu – so ist es auch beim BGH (und war es in einem früheren Fall beim BFH – hierzu bereits NZA 2019, 1120 – kostenpflichtig). Darauf kommt es aber für die Fristwahrung nicht an, meint der BGH zu Recht (Urteil vom 14. Mai 2020 – X ZR 119/18).

Für die Wahrung einer Frist (bspw. der Klage- oder Rechtsmittelfrist) kommt es auf den Eingang des Dokuments auf dem Intermediär an. Hierbei handelt es sich um einen nicht im jeweiligen Gericht befindlichen Server.

Es kommt insbesondere nicht auf den gerichtlichen Eingangsstempel an (der freilich grundsätzlich das richtige Datum abbilden müsste), noch auf den Zeitpunkt der Signatur oder den Zeitpunkt der Erstellung des Transfervermerks (die letzten beiden Zeitpunkte könnten in die Irre führen, weil sie ebenfalls auf dem Transfervermerk abgedruckt sein können).

Das für die Fristwahrung maßgebliche Datum lässt sich sowohl dem Transfervermerk, als auch dem Prüfprotokoll „inspectionsheet.html“ sowie dem neuen Prüfvermerk entnehmen („Eingang auf dem Server“).

Ausblick

Weitere Änderungen sind ab 1.11.2021 zu erwarten. Dann dürfen bspw. auch sog. Drittprodukte Dateien, die gegen die o.g. Konventionen verstoßen nicht mehr versenden.

Autor: Dr. Henning Müller

Direktor des Sozialgerichts